Faksipalvelin on ohjelmisto ja laitteisto, jonka avulla monet käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa asiakirjoja yhden keskusfaksijärjestelmän kautta. Faksiohjelmisto toimii tietokoneella, joka on usein omistettu faksitoiminnolle. Sen laitteisto sisältää yhden tai useamman faksimodeemin, jotka on kytketty puhelinlinjoihin tai Internet -protokollaan (IP). Kaikentyyppiset organisaatiot käyttävät faksipalvelimia kustannusten alentamiseen ja tehokkuuden parantamiseen. Jotkut ihmiset ovat rakentaneet kokonaisia yrityksiä lataamaan muita lähettämään, vastaanottamaan ja tallentamaan fakseja palvelimillaan.
Faksipalvelinohjelmisto kerää asiakirjoja faksattavaksi useilta käyttäjiltä. Usein ne lähetetään sähköpostitse tai ladataan verkkokäyttöliittymän kautta, ja ne voivat olla yhdessä useista suosituista muodoista. Pelkkä teksti, Portable Document Format (PDF) ja yleiset tekstinkäsittelyohjelmistoasiakirjat ovat yleisesti hyväksyttyjä. Jotkin faksipalvelimet sallivat myös käyttäjien tulostaa asiakirjoja suoraan virtuaaliseen tulostuslaitteeseen. Tämä laite siirtää asiakirjat palvelimelle tulostamatta niitä.
Kun faksipalvelin on vastaanottanut ne, jokainen asiakirja muunnetaan faksimuotoon ja jonotetaan lähetettäväksi. Yksi useista palvelintietokoneen erillisistä tai korttipohjaisista faksimodeemeista lähettää asiakirjan. Kun se on valmis, onnistumis- tai epäonnistumisviesti voidaan lähettää sähköpostitse, tekstiviestillä tai muulla tavalla alkuperäiselle käyttäjälle.
Faksipalvelin vastaa myös saapuviin faksipuheluihin ja saattaa näyttää ne tunnettujen “roskapostien” lähettäjien luetteloa vastaan. Palvelimen vastaanottamat asiakirjat voidaan tallentaa PDF -muodossa tai muissa yleisissä muodoissa. Palvelin voi lähettää asiakirjan sähköpostitse suoraan tai yksinkertaisesti ilmoittaa käyttäjälle, että faksi odottaa.
Verrattuna perinteiseen faksaukseen faksipalvelimella on monia etuja. Asiakirjoja ei tarvitse tulostaa, säästää paperia ja väriainetta. Asiakirjat lähetetään heti, kun faksimodeemi on vapaa, eikä silloin, kun joku ehtii faksata ne käsin. Vastaanotetut asiakirjat ovat heti saatavilla ja vain vastaanottaja. Suurelle organisaatiolle tarvitaan yleensä vain yksi faksipalvelin monien yksittäisten faksilaitteiden sijaan.
Paperitukokset ja ohitetut sivut eivät ole enää ongelma faksipalvelimen kanssa. Faksit voidaan tarvittaessa seurata ja tallentaa helpommin. Tietotekniikkaosasto voi ottaa ylläpidosta vastuun keskitetysti sijaitsevasta palvelimesta. Automaattinen faksitoiminto voidaan lisätä tai ottaa käyttöön muuntyyppisissä ohjelmistoissa. Palvelin voi myös toimittaa faksin Unified Messaging System -postilaatikkoon sen sijaan, että se lähettäisi sähköpostia.
Jotkut faksipalvelimet on suunniteltu lähettämään ja vastaanottamaan fakseja suoraan yrityksen intranetin kautta. Nämä käyttävät International Telecommunication Unionin (ITU) T.38 ”faksi IP: llä” -tekniikkaa puhelinlinjan sijasta. Internet -faksipalvelut tarjoavat usein kätevää faksausta ja asiakirjojen tallennusta yksittäisille yritysten omistajille. Kuukausimaksua vastaan käyttäjä voi saada yhden tai useamman faksinumeron eri suuntanumeroissa ilman puhelinlinjoja. Faksit tallennetaan palvelimelle ja ladataan tai ladataan asiakirjoina Internetin kautta.
Faksipalvelinohjelmisto on saatavana useimpiin käyttöjärjestelmiin. Perusohjelmistot toimitetaan usein käyttöjärjestelmän mukana. Kehittyneempiä ohjelmistoja voi yleensä ostaa kolmansilta osapuolilta. Joitakin ohjelmia tarjoavat myös avoimen lähdekoodin toimittajat.