Mikä on Front Office -tuki?

Front office -tuki sisältää joukon työtehtäviä, joita tarvitaan yrityksen päivittäisen toiminnan sujuvuuden varmistamiseksi. Näihin tehtäviin kuuluu usein asiakaspuheluiden ohjaaminen oikeille osastoille, asiakkaiden kysymyksiin vastaaminen, asiakirjojen arkistointi, tietojen syöttäminen asiaankuuluviin tietokoneohjelmistoihin ja taloustoimien käsittely. Erilaiset front office -työt räätälöidään eri yrityksille ja organisaatioille. Lääketieteellisillä, oikeudellisilla, koulutuksellisilla ja pienyritysten julkisilla toimistoilla on kullakin ainutlaatuinen vastuu, vaikka front office -toiminnon yleisenä tarkoituksena on esittää ammattimainen ja tehokas imago organisaatiosta yleisölle.

Erilaisia ​​front office -tehtäviä ovat virkailijat, vastaanottovirkailijat ja hallinnolliset avustajat. Näihin tehtäviin liittyy yleensä vaihteleva vastuu työntekijän kokemuksesta ja koulutuksesta riippuen, ja niihin liittyvät tehtävät voivat joskus olla päällekkäisiä pienten organisaatioiden henkilökunnan kanssa. Tiedostovirkailijat vastaavat usein tulostettujen asiakirjojen järjestämisestä ja nykyisten asiakastietojen syöttämisestä tietokoneen tietokantaan tai laskentataulukko -ohjelmiin. Vastaanottovirkailijat tervehtivät etupäässä toimivia asiakkaita ja vastaavat saapuviin puheluihin, ja he myös yleensä siirtävät puhelut muille osastoille monilinjaisen puhelinjärjestelmän kautta. Hallinnolliset avustajat voivat suorittaa nämä arkistointi- ja asiakaspalvelutehtävät työnantajansa päivittäisten aikataulujen ja erilaisten asiakirjojen tekstinkäsittelyn lisäksi.

Tietyn yrityksen koosta ja resursseista riippuen front office -henkilöstö voi olla vastuussa myös tietyntyyppisistä asiakkaan rahoitustapahtumista. He voivat käsitellä luottokorttimaksuja tuotteista tai palveluista ja antaa asiakkaille kuitit näistä maksuista. Jotkin organisaatiot, jotka ulkoistavat palkanlaskentansa, voivat vaatia, että yksi heidän front office -tuen työntekijöistään hakee valmiit shekit palkkahallintoyritykseltä. Tämä työntekijä on silloin joskus vastuussa sekkien jakamisesta muulle toimistolle oikea -aikaisesti.

Koska front office -tukijärjestelmä on tärkeä osa mitä tahansa organisaatiota, monet yritykset suorittavat front office -analyysin säännöllisin väliajoin. Tämäntyyppinen laadunvalvontatutkimus tutkii front office -henkilöstön tehokkuutta, organisointia ja ammattitaitoa ja muotoilee tapoja tehdä tarvittavia parannuksia. Front office -analyysin tulokset muodostavat joskus perustan front office -henkilöstön ylennys- ja palkankorotuspäätöksille. Front office -tukihenkilöstö, joka saa positiivista palautetta analyysistä, on yleensä henkilö, joka pystyy toimimaan hyvin asiakkaiden kanssa, työskentelemään yhdessä tiiminä ja hoitamaan tehtävänsä vähäisin virhein.