Fyysinen inventaario voi viitata tarkasti kahteen erilliseen mutta toisiinsa liittyvään ajatukseen, ja merkitys on pääasiassa sidoksissa siihen, käytetäänkö termiä viittaamaan johonkin asiaan vai jonkin prosessin tekemiseen. Fyysinen inventaario voi usein viitata varastosta, joka löytyy kaupasta, yleensä vähittäiskaupasta, löydetyistä tuotteista, ja sitä voidaan kutsua myös todelliseksi varastona tai “käsillä”. Tämä inventaario voi myös viitata prosessiin, jolla varaston varastot lasketaan itse varaston määrällisen arvon määrittämiseksi.
Ero sanan kahden käytön välillä on pohjimmiltaan, käytetäänkö termiä substantiivina vai verbinä. Kun sitä käytetään substantiivina, sitä käytetään usein vähittäiskaupassa sen määrittämiseksi, kuinka paljon tuotetta on myytävänä asiakkaille. Koska monet asiakkaat poistuvat myymälästä tyhjin käsin, jos he eivät löydä etsimäänsä tuotetta, riittävän varaston varmistaminen kaupassa on tärkeää. Varasto on myös yleisesti sidottu varastointiin ja hyllyjen täydennykseen sen varmistamiseksi, että myymälän tuotteet ovat asiakkaiden helposti saatavilla.
Tämä on usein päinvastoin kuin tietokonevarastot, joiden mukaan kaupassa olevien lähetysten ja myymälöiden myyntitietojen mukaan niiden pitäisi löytyä kaupasta. Toimitusvirheet, varkaudet, rekisterin virheelliset prosessit ja muut tekijät voivat kaikki luoda eron fyysisen tai todellisen varaston ja tietokonevaraston välillä. Monilla yrityksillä näiden kahden numeron välistä eroa kutsutaan joko kutistumiseksi, jos tuotteilla on vähemmän fyysistä varastoa kuin tietokonevarastolla, tai turpoamaan, kun todellinen varasto on suurempi kuin tietokonevarasto. Molempia pidetään tyypillisesti negatiivisina, koska ne osoittavat usein joko yrityksen tappiota tai osakkuusyritysten huonoa suoritusta jollakin tasolla.
Kun fyysistä inventaariota käytetään kuvaamaan prosessia, se tehdään tyypillisesti kerran vuodessa tai vastaavasti säännöllisesti. Varaston koosta riippuen varaston laskeminen voi kestää vain muutaman tunnin tai useita päiviä, ja sen voivat suorittaa myymälän työntekijät tai varaston suorittamiseen palkatut ulkopuoliset urakoitsijat. Suuremmissa myymälöissä tai sellaisten kauppojen osastoissa, jotka ovat erityisen suosittuja asiakkaiden keskuudessa tai jotka todennäköisesti ovat kauppiaiden ryöstäjien kohteita, päivittäiset tai viikoittaiset laskut voidaan suorittaa myös osana käynnissä olevaa fyysistä inventaariota.