Graafinen suunnittelu on asiakkaan toimittama yksityiskohtainen asiakirja, joka kuvaa projektin odotuksia ja toiveita. Suunnittelija käyttää sitä kehittääkseen karkeita luonnoksia luonnoksista, joita asiakas voi tarkastella ja keskustella suunnittelijan kanssa lopullisen version saavuttamiseksi. Asiakkaat ja suunnittelijat luottavat alushousuihin pitääkseen projektin raiteillaan ja varmistaakseen, että kaikkien odotukset ymmärretään selkeästi projektin alussa. Tämä asiakirja menee asiakastiedostoon viitteelliseksi tulevaisuudessa.
Jotkut graafiset suunnittelijat toimittavat asiakkailleen luettelon kysymyksistä tai kehotuksista vastata. Nämä auttavat suunnittelijaa varmistamalla, että kaikki tarvittava on esityksessä. Toiset voivat yksinkertaisesti pyytää asiakkaita laatimaan lyhyen esitteen ja voivat antaa tietoja siitä, millaista materiaalia tulisi sisällyttää. On myös mahdollista kehittää yhteenveto yhdessä kokouksissa, joissa suunnittelija puhuu asiakkaalle projektista ja tekee muistiinpanoja ja kokoaa ne yhteen yhtenäiseksi asiakirjaksi.
Tässä asiakirjassa asiakkaan tulee keskustella tarvittavista asioista, kuten logosta, käyntikorteista, mainosmateriaaleista tai muista malleista. Graafinen suunnittelu ei lopu tähän. Asiakas voi puhua halutusta ulkonäöstä ja tunteesta, ja hänen on esitettävä esimerkkejä malleista, jotka vastaavat asiakkaan ideoita projektista. Suunnittelija ei kopioi näitä, mutta ne voivat auttaa antamaan tunteen halutusta esteettisyydestä. Jos graafisen suunnittelun esitteessä sanotaan, että asiakas pitää esimerkiksi minimalistisesta ja modernista muotoilusta, graafinen suunnittelija voi välttää kiireisiä tai hankalaa malleja.
Tässä asiakirjassa on myös keskusteltava yrityksestä. Asiakas voi puhua yrityksen tarjoamista tuotteista ja palveluista, millaisen imagon se haluaa heijastaa ja markkinoista, joihin se haluaa päästä. Graafinen suunnittelu voi sisältää taloudellisia tietoja antaakseen suunnittelijalle vaikutelman koosta ja kasvukyvystä, mikä voi olla tärkeää suunnittelun kehittämisen kannalta. Asiakkaan on myös esitettävä odotukset hinnoittelusta ja aikatauluista. Suunnittelijat voivat käyttää näitä tietoja arvioiden laatimiseen ja voivat näyttää asiakkaalle, millaisia vaihtoehtoja on saatavilla eri hintapisteissä.
Jos suunnitteluprosessin aikana syntyy erimielisyyttä, molemmat osapuolet voivat palata graafisen suunnittelun esittelyyn. On tärkeää varmistaa, että tämä asiakirja on selkeä ja yksityiskohtainen. Asiakkaat voivat lisätä siihen mitä tahansa, ja heidän tulee muistaa luetella kaikki kysymykset tai huolenaiheet. Näiden tietojen saaminen alussa voi auttaa suunnittelijaa välttämään yhteisiä sudenkuoppia ja vähentää mahdollisuuksia, että suunnittelija tuottaa lopputuotteen, josta asiakas ei pidä.