Ryhmäohjelmisto on ohjelmisto, joka helpottaa ryhmää ihmisiä, jotka työskentelevät samassa järjestelmässä tai sovelluksessa riippumatta siitä, missä he ovat. Tällaisia ryhmäohjelmistosovelluksia ovat yleensä sähköposti, uutisryhmät ja chat. Yleisiä ryhmäohjelmistosovelluksia, jotka nykypäivän tietokoneen käyttäjät tunnistavat helposti, ovat Lotus Notes, sähköpostipalvelinjärjestelmät, kuten FirstClass ja Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink ja Workspot.
Jotkut asiantuntijat jakavat ryhmäohjelmistot kolmeen luokkaan: viestintä-, neuvottelutyökalut ja yhteistyön hallintatyökalut. Viestintävälineitä ovat sähköposti, faksi ja puheposti. Neuvottelutyökaluihin kuuluvat data-, ääni- ja videoneuvottelut; ja ilmoitustauluja ja chat -huoneita. Yhteistyön hallintatyökaluja ovat sähköiset kalenterit, projektinhallintajärjestelmät ja työnkulkujärjestelmät.
Muut asiantuntijat jakavat ryhmäohjelmistot kahteen aikaan ja kahteen paikkaan liittyvään luokkaan. Kun työntekijät käyttävät sovellusta samanaikaisesti, se on synkroninen ryhmäohjelmisto; työntekijät, jotka käyttävät samaa sovellusta eri aikoina, käyttävät kuitenkin asynkronista ryhmäohjelmistoa. Paikkaan liittyvät luokat on sijoitettu yhteen, ryhmäohjelmisto, jota ihmiset käyttävät samassa paikassa; ja etäisyys, ryhmäohjelmisto, jota ihmiset käyttävät eri paikoissa.
Yritykset käyttävät ryhmäohjelmia monista syistä. Yksi ensisijainen syy on ohittaa perinteinen ongelma, jonka mukaan työntekijöitä on eri paikoissa ja joiden on työskenneltävä saman sovelluksen parissa. Kirjautumalla sisään verkkoon tai intranet -palvelimelle eri paikoissa olevat työntekijät voivat käyttää samaa sovellusta ja hyötyä muiden näkökulmista ja mielipiteistä. Tämä toiminto on etätyön ensisijainen osa. Jos voit kirjautua yrityksen palvelimelle mistä tahansa, sinun ei tarvitse olla toimistossa voidaksesi käyttää tiettyjä ryhmäohjelmia.
Etätyö voi säästää sekä yritysten että työntekijöiden matkakustannuksissa. Se voi myös mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän, kun se muuten olisi mahdotonta. Tämä viestintä voi edistää parempaa ymmärrystä yrityksen hankkeiden tavoitteista ja keskusteluista ryhmäkeskustelulla jokaisesta vaiheesta näiden tavoitteiden saavuttamisen tiellä.
Toinen ryhmäohjelmistojen käyttö on ryhmäongelmien ratkaiseminen. Usein jotkut työntekijät näkevät asiat eri tavalla kuin muut työntekijät. Jos he kaikki työskentelevät samassa sovelluskehyksessä, he voivat ratkaista ongelmat yhdessä säästäen yrityksen aikaa ja rahaa. Ilman ryhmäohjelmistoa tällainen reaaliaikainen yhteistyö ei olisi mahdollista.