Ulkopuolella hakemistopalvelu näyttää samanlaiselta kuin suuri tietokanta. Hakemisto tukee suurta tietomäärää, ja tiedot on järjestetty solmun ja arvon mukaan. Hakemistopalvelu luetteloi erilaisia tietoja sen painopisteestä riippuen. Esimerkiksi verkkohakemistopalvelu luetteloi kaikki tietokoneen resurssit, kun taas verkkotunnusjärjestelmä (DNS) luetteloi verkkosivustot. Hakemisto ja tietokanta eroavat toisistaan siinä, että hakemisto voi sisältää tarpeettomia tietoja ja hakemistoja luetaan enemmän kuin kirjoitetaan, joten monet kirjoituskomennot jätetään pois.
Hakemistopalvelu näyttää aivan kuin tietokanta. Se sisältää samanlaisia tietoja ja järjestää kaikki datumin palaset solmu- ja arvomuotoon, aivan kuten jotkut hierarkkiset ja relaatiotietokantamallit. Hakemiston solmu on ensisijainen tieto, kun taas arvo on solmuun liitetty datajono. Jos hakemisto olisi puhelinluetteloa varten, solmu olisi nimi, kun taas arvo olisi nimeä vastaava puhelinnumero.
Hakemistoja voidaan rakentaa moneen tarkoitukseen. Verkkohakemisto sisältää kaikki tietokoneen ohjelmistot ja laitteistot, mutta vaatii harvoin, että käyttäjä tietää hakemistosta tai kuinka käyttää laitteistoa tai ohjelmistoa. DNS-hakemisto ottaa verkkosivuston verkkotunnukset ja tekee verkkosivustolle numeropohjaisen verkkotunnuksen, jota myös käyttäjä näkee harvoin. Hakemistoteknologia on monipuolinen, mutta hakemisto tulisi rakentaa vain yhtä tarkoitusta varten tai tiedot voivat törmätä.
Vaikka hakemistopalvelu on samanlainen kuin tietokantamallit, siinä on joitain suuria eroja. Jos tietokantaan taulukoihin on tallennettu tarpeettomia tai toistuvia tietoja, se voi aiheuttaa tietokannan vahingossa linkittämisen todella toisiinsa liittymättömiin tietoihin tai ohjelmointiongelmia. Hakemistossa tiedot voivat olla tarpeettomia. Esimerkiksi puhelinluettelo voi sisältää useita identtisiä nimiä, mutta puhelinluettelo pystyy erottamaan ne eri puhelinnumeroiden perusteella.
Hakemistopalvelu voidaan lukea ja kirjoittaa, mutta useammin se vain luetaan. Tämän seurauksena monet tietokantatekniikassa olevat kirjoituskomennot eivät sisälly hakemistoihin. Palautus- ja tapahtumaominaisuudet ovat rajalliset, koska hakemisto ei yksinkertaisesti tarvitse niitä.
Jokaisessa hakemistopalvelussa on oltava suunnitelma. Tämä suunnitelma on joukko sääntöjä, jotka on ohjelmoitu hakemistoon ja kertoo hakemistolle, mitkä tiedot ovat tärkeitä, mitä kerätään ja mitä tietoja ei oteta huomioon. Ilman suunnitelmaa hakemisto yrittäisi absorboida kaiken tiedon, mikä aiheuttaisi sen ylikuormituksen.