Hallinnollinen arvo on arvio liiketoimintatietueen merkityksestä päivittäiselle toiminnalle. Hallinnollisesti arvokkaita tietoja säilytetään arkistossa tai niitä käytetään säännöllisesti liiketoiminnassa. Tämä yritystietueiden luokittelu ohjaa yrityksen asiakirjojen säilyttämispolitiikkaa, ja sillä voi olla oikeudellisia vaikutuksia monissa olosuhteissa, kuten vastauksena riita -aikana tapahtuvaan havaintopyyntöön tai verotarkastuksen perusteella.
Yritystiedot ovat toiminnan elinehto. Tapahtumien paperirata on tapa, jolla yritys täyttää valtion velvollisuutensa todistaa lain noudattaminen. Yritysten on dokumentoitava myynti tuloverojen maksamisen todentamiseksi sekä asiakirjat työntekijöiden asemasta todistamaan työn kelpoisuus ja todistamaan tehdyt työtunnit. Käytännöt ja menettelyt on tyypillisesti sidottu paperille, mikä luo historiallisen ennätyksen politiikan muutoksista ajan mittaan.
Nämä vaatimukset yhdessä sisäisten tarpeiden ja alan standardien kanssa tarkoittavat, että jokaisen yrityksen tuottaman tietueen hallinnollinen arvo on arvioitava. Yritys päättää, onko asiakirja säilytettävä tietyn ajan, vai pitääkö se tuhota ilman seurauksia. Suuremmat yritykset luovat tyypillisesti asiakirjojen säilytyskäytännön, joka auttaa työntekijöitä määrittämään asiakirjojen arvon siten, että säilytettävät liiketoimintatietueet ovat yhdenmukaisia koko yrityksessä.
Pienemmät yritykset suunnittelevat harvoin muodollista asiakirjojen säilyttämispolitiikkaa, mutta hallinnollisen arvon määrittäminen on yhtä tärkeää pienessä yrityksessä. Riittämätön kirjanpito voi lopettaa minkä tahansa yrityksen toiminnan. Esimerkiksi yritys, joka tekee palvelusopimuksia, antaa asiakkaalle tyypillisesti oikeuden tarkastaa tilitoimintansa. Jos asianmukaista hallinnollista kirjanpitoa ei pidetä, asiakas voi nostaa kanteen suoritetuista maksuista. Vähittäismyyntiympäristössä luiskahtamisoikeudenkäynnin onnistunut puolustaminen voi riippua kirjallisista käytännöistä ja menettelyistä, jotka työntekijät saivat osana ensimmäistä työharjoitteluaan.
Hallinnollisella arvolla on myös rooli julkisessa yhteydessä valvontaan ja historiallisiin tarkoituksiin. Yleisö on tyypillisesti kiinnostunut valtion virkamiesten ja virastojen päivittäisestä toiminnasta, ja joissakin maissa on lakeja, jotka oikeuttavat yleisön tutustumaan hallituksen asiakirjoihin, kuten Yhdysvaltain tiedonvapauslaki. Hallinnollisen arvon arviointi määrittää usein, mitä asiakirjoja on pidettävä ja mitä voidaan murskata noudattaen lakia. Ilman tätä tiettyjen liiketoiminta -asiakirjojen arvon korostamista suuri osa yritysten, virastojen ja organisaatioiden tapahtumahistoriasta menetetään.