Hallinnollinen avustajapäällikkö valvoo hallintoavustajien työtehtäviä työpaikalla. Hallintoavustajat suorittavat erilaisia toimistotehtäviä, mukaan lukien vastaanottovirkailija- ja toimistotehtävät. Hallinnolliset avustajat valvovat uusien hallinnollisten avustajien koulutusta, määräävät heidän tehtävänsä, laativat henkilöstön aikataulut, keräävät työntekijöiden työaikatauluja ja suorittavat monia muita tehtäviä, jotka pitävät toimistot sujuvana.
Hallinnolliset avustajat työskentelevät yleensä suurissa sairaaloissa, kouluissa, lakitoimistoissa ja yrityksissä. Tämäntyyppiset laajamittaiset toimet vaativat tyypillisesti useita hallinnollisia avustajia henkilöstössä, ja nämä työntekijät vaativat jonkin verran valvontaa. Esimerkiksi yliopistolla voi olla yksi tai useampi hallintoavustaja osastoa kohti. Hallinnollisia apulaisjohtajia voidaan vaatia osastojen valvojaryhmille tai hallitsemaan kaikkien kampuksella olevien avustajien toimintaa.
Hallinnollinen avustaja voi hoitaa tehtävänsä myös verkossa, virtuaalisesti. Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen, kun yrityksellä tai virastolla on toimistoja useissa paikoissa. Virtuaalisten hallintoavustajien on tyypillisesti oltava sujuvasti verkkoviestinnässä voidakseen työskennellä tehokkaasti etätyöntekijöinä.
Polku hallintoavustajan tehtävään seuraa yleensä yhtä kahdesta kurssista. Monet hallinnolliset avustajat aloittivat hallinnollisina avustajina, sihteereinä tai toimistopäälliköinä. Kun yritykset, joissa he työskentelevät, kasvavat tai työpaikat avautuvat heikentymisen kautta, heidät voidaan ylentää johtotehtäviksi tunnustamalla heidän organisointikykynsä, tuottavuutensa ja kykynsä valvoa muita. Vähemmän tyypillinen polku hallintoavustajan uran uraan on virtaviivaisempi. Ammattikoulut, yhteisöopistot ja jotkut yliopistot tarjoavat ohjelmia, jotka on erityisesti suunniteltu opettamaan tutkinnon suorittaneelle tarvittavat tiedot ja taidot hallintoavustajan aseman saamiseksi nousematta työllisyysportaita.
Hallinnollisten avustajien valvomiseksi, joko paikan päällä tai Internetin tai intranet-yhteyden kautta, hallintoavustajan on oltava perehtynyt henkilöstönsä tehtäviin. Näitä ovat usein kirjoittaminen, arkistointi, monilinjaisiin puhelimiin vastaaminen ja virallisten tietojen levittäminen. Muita tehtäviä ovat tarvikkeiden tilaaminen, varaston pitäminen ja toimistolaitteiden, kuten kopiokoneiden ja tulostimien, ylläpito. Hallinnolliset apulaisjohtajat myös kouluttavat ja opastavat avustajia turvallisuusohjeista ja asianmukaisesta työntekijöiden etiketistä.
Hallinnollisen avustajan johtaja ansaitsee yleensä enemmän kuin hallinnollinen avustaja, pääasiassa työn lisävastuiden vuoksi. Sen lisäksi, että johtaja pystyy suorittamaan kaikki hallinnollisen avustajan tehtävät, johtajan on kyettävä noudattamaan ja toteuttamaan henkilöstövaatimuksia ja -määräyksiä, keräämään ja levittämään asiaankuuluvia tietoja, haastattamaan, palkkaamaan ja irtisanomaan työntekijöitä ja luomaan usein monimutkaisia työ- ja loma -aikataulut. Jotkut hallinnolliset apulaisjohtajat toimivat myös johtajien yksityissihteereinä sekä toimistopäälliköinä.