Hanke -ehdotukset ovat asiakirjoja, joiden tarkoituksena on esittää toimintasuunnitelma, hahmotella syyt, joiden vuoksi toimenpide on tarpeen, ja saada lukija suostumaan asiakirjan tekstissä suositeltujen toimien toteuttamiseen ja hyväksymään ne. Monissa tapauksissa asiakirja laaditaan vastauksena nykyisen tai mahdollisen asiakkaan antamaan ehdotuspyyntöön (RFP). Tämäntyyppinen asiakirja voidaan kuitenkin myös valmistaa palvelemaan sisäistä tarkoitusta, varsinkin kun jollakin yrityksen sisällä on käsitys siitä, kuinka tehdä yrityksestä kannattavampaa tai tehokkaampaa ja hän tarvitsee luvan ja tuen toimenpiteen toteuttamiseksi.
Kaikissa tilanteissa hanke -ehdotus on järjestetty selkeästi, jotta lukijat voivat seurata ajatuksen loogista etenemistä loppuun. Monet malliehdotukset tarjoavat perusohjeen, joka voi auttaa jopa aloittelijoita pääsemään tehokkaiden ehdotusten kirjoittamisen vauhtiin. Suuntaviivoissa yksilöidään yleensä minkä tahansa hanke -ehdotuksen viisi keskeistä osaa tai osaa: johdanto, tausta, strategia, budjetointi tai rahoitus ja tulos.
Projektiehdotuksen johdanto -osan avulla ajatuksena on kertoa lukijoille, mistä hankkeessa on kyse ja miksi kannattaa käyttää aikaa projektin käsittelyyn. Pohjimmiltaan tämän osan tarkoituksena on vahvistaa tietojen esittämiseen käytetty aika ja vaiva sekä aika, joka tarvitaan itse hankkeen ansioiden ja toteutettavuuden lukemiseen ja harkitsemiseen. Johdanto ei ole paikka esitellä hankkeen muttereita ja pultteja, vaan vain vahvistaa sen potentiaali ja herättää tarpeeksi kiinnostusta kannustaa lukijaa oppimaan lisää.
Taustaa selventää johdannon peruskohtia ja viittaa usein erityisiin syihin, miksi hankesuunnitelma on hyvä, perustuen historiallisiin tietoihin, ennusteisiin tulevista tarpeista ja suorituskyvystä sekä liiketoiminnan nykyisiin olosuhteisiin. Tausta auttaa rakentamaan perustan sille, miten hanke voi vastata menneiden toimien vuoksi syntyneisiin tarpeisiin ja samalla ennakoida tulevia tarpeita ja vastata niihin ajoissa. Useimmiten tausta -osassa vahvistetaan lujasti, että jotain on tehtävä, ja tasoitetaan tietä, miten tämä asia voidaan saavuttaa.
Hanke -ehdotuksen strategiaosassa tavoitteena on hahmotella kaikki menettelyt, jotka ovat välttämättömiä hankkeen onnistumiseksi. Usein strategia auttaa määrittelemään projektin lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet, selittää, kuinka jokainen vaihe toteutetaan järjestelmällisesti ja millaista tuottoa voidaan odottaa. Täällä lukija alkaa saada käsityksen siitä, kuinka tärkeä projekti on ja mitä potentiaalia sillä on auttaa yritystä hyödyntämään paremmin käytettävissä olevia resursseja ja samalla sijoittamaan itsensä tulevaisuuteen.
Budjettiosassa käsitellään sitä, mitä useimpien päättäjien on tiedettävä ennen hankkeen hyväksymistä: mitä kustannuksia hanke -ehdotuksen toteuttamisesta aiheutuu. Tässä osassa yksityiskohdat on tuettava tosiasioilla ja luvuilla, jotka on tutkittu hyvin ja jotka kattavat kaikki kuviteltavissa olevat näkökohdat rahoituksesta, jota tarvitaan hankkeen käynnistämiseen ja ylläpitämiseen ajan mittaan. Monet ehdotukset epäonnistuvat tässä, koska yksityiskohdat ja todisteet puuttuvat.
Lopuksi hanke -ehdotus viittaa hankkeen toteuttamisen tulokseen. Tässä osiossa kaikki edut on esitetty selkeästi. Etuna voi olla esimerkiksi käyttökustannusten alentaminen, yrityksen julkisen profiilin lisääminen, myynnin lisääminen tai voittojen lisääminen käytettävissä olevien resurssien tehokkaamman käytön ansiosta. Kuten budjetin yksityiskohdat, on tärkeää, että jokainen nimetty etu voidaan tukea muilla tiedoilla, jotta se voidaan ottaa vakavasti huomioon.
Ehdotuksen kirjoittaminen on joskus helpompaa, kun virallinen tarjouspyyntö toimitetaan. Usein tarjouspyynnössä esitetään ehdotuksen perusrakenne, annetaan korvaamattomia vihjeitä mahdollisista asiakkaista kiinnostavista tiedoista ja määritetään tietojen esittämisjärjestys. Kun tarjouspyyntö toimitetaan, on ehdottomasti noudatettava asiakirjan teknisiä tietoja. Muussa tapauksessa ehdotus hylätään ja yksi muista myyjistä, jotka noudattivat säännöksiä tarkasti, palkitaan liiketoiminnalla.