Hankintamenettelyyn kuuluu järjestelmällinen prosessi, jolla tunnistetaan ja hankitaan ostamalla tai hankkimalla tarvittavat projektipalvelut, tavarat tai tulokset ulkopuolisilta toimittajilta, jotka suorittavat työn. Se on yleensä projektipäällikön tehtävä; Jotkut organisaatiot kuitenkin valitsevat muun henkilön kuin projektipäällikön hoitamaan nämä tehtävät. Projektinhallinta -alalla on kuusi prosessia, jotka ovat laajalti tunnustettu kiinteäksi osaksi hankintojen hallintaa.
Ensimmäinen näistä prosesseista on hankintojen ja hankintojen suunnittelu. Tässä vaiheessa tunnistetaan ulkoistamista edellyttävät tarpeet. Lähteet tarvittavien tavaroiden, palvelujen tai tulosten saamiseksi erotetaan markkina -analyysin avulla. Hankintaa suunniteltaessa projektin tavoitteita tarkistetaan sen varmistamiseksi, että hankinta ei poikkea asetetuista tavoitteista. Tämän vaiheen loppuun saattaminen sisältää hankintaan tarvittavien resurssien tunnistamisen, hankinnan turvaamiseksi tarvittavan sopimuksen tyypin määrittämisen ja hankintojen hallintasuunnitelman laatimisen.
Sopimusten suunnittelu, myyjän vastausten pyytäminen ja myyjän valinta ovat seuraavat kolme prosessia, jotka saatetaan saattaa päätökseen. Sopimusten suunnittelussa on tarpeen kuvata yksityiskohtaisesti pyydetyt tuotteet tai palvelut. Ehdotuspyynnöt ja tarjoukset on dokumentoitava ongelmien välttämiseksi.
Kun pyydetään myyjän vastauksia ja ehdotuksia, tietyt toimittajat tunnistetaan ja sijoitetaan pätevien myyjien luetteloon. Valittuja toimittajia pidetään pätevinä niiden kyvyn perusteella tarjota tavaroita tai palveluja ottaen huomioon hankkeen rajoitteet, heidän kiinnostuksensa tavaroiden tai palvelujen tarjoamiseen ja tarjoustensa kohtuullisuus. Kun mahdolliset myyjät on erotettu toisistaan, valittujen myyjien ehdotukset arvioidaan parhaan myyjän toimittamiseksi tavaroiden tai palvelujen toimittamiseksi. Myyjien valinnan jälkeen neuvotellaan sopimuksista.
Sopimusten hallinnointi on ratkaisevan tärkeää hankintatehtävissä. Velvoitteiden, vastuiden ja suoritustavoitteiden selkeä hahmottaminen on välttämätöntä tämän vaiheen suorittamiseksi. Sopimuksen tyydyttävä toteuttaminen edellyttää ilmoitettujen tavoitteiden toteutumisen seurantaa. Toisinaan hankintapäällikön on ehkä korjattava prosesseja halutun tuloksen saavuttamiseksi. Sopimusmuutoksia tulee valvoa ja dokumentoida tarpeettomien oikeudellisten vaatimusten estämiseksi.
Kun sopimus on valmis, viimeinen vaihe on sopimuksen sulkeminen. Sopimus tarkastetaan varmistaakseen, että kaikki sopimuksen ehdot on täytetty. Sopimuksen sulkemiseen kuuluu myyjän suorituskyvyn arviointi ja sopimuksen täytäntöönpanosta saatujen kokemusten dokumentointi.
Hankehankinnat eivät ole täsmällistä tiedettä. Vaikka tämä prosessi on yleisesti hyväksytty alalla, todellinen toteutus voi vaihdella organisaatioiden välillä. Saatavilla on monia kursseja, jotka opettavat hankintapäälliköiden käyttämiä strategioita. Yhteisön korkeakoulut ja yliopistojen laajennetut koulutusosastot tarjoavat usein luokkia tästä aiheesta.