Hankinta numero on yksilöllinen tunnistuskoodi, joka antaa tietoa siitä, milloin kohde lisättiin kokoelmaan, kuten museo, kirjasto tai vastaava resurssi. Organisaatioilla on tyypillisesti oma koodi hankintanumeroille, ja kun kohde vaihtaa omistajaa, sille annetaan uusi numero. Tämä on osa kokoelmien hallintaa, taidetta ja tiedettä ylläpitää tarkkoja, yksityiskohtaisia ja hyödyllisiä tietueita varastossa olevista esineistä tutkijoiden, omistajien ja muiden asianosaisten hyväksi.
Hankintanumeron numeroiden määrä voi vaihdella, ja numero voi jakautua useisiin segmentteihin, joista jokainen tarjoaa koodattua tietoa sen ajankohdan jälkeen, jolloin kohde tuli kokoelmaan. Kirjasto voi esimerkiksi käyttää koodia, joka alkaa vuodesta, sisältää kaksinumeroisen koodin, joka määrittää kohteen tyypin, ja lisää sitten kolme tai useampia numeroita yksilöivän hankinnanumeron osoittamiseksi. Esimerkiksi numero, kuten 200912304, voi osoittaa, että kohde on hankittu vuonna 2009, se on akateeminen lehti ja että se oli 304. päiväkirja, joka lisättiin kokoelmaan sinä vuonna.
Jotkut kokoelmat käyttävät sen sijaan termiä ”liittymisnumero”. Kummassakin tapauksessa tämä tunnistuskoodi on yksi ensimmäisistä kohteista, jotka liittyvät objekteihin, kun ne tulevat organisaation haltuun. Teknikko, joka käsittelee tuotteen saapuessaan, luo hankintanumeron, lisää sen kohteen tietueeseen ja merkitsee sen, jos mahdollista. Tämä voi sisältää tarran tai lähettimen sijoittamisen esineeseen tai kuratorikortin luomisen sen mukana, jos kohdetta ei voida käsitellä suoraan.
On mahdollista etsiä kohteita hankintanumeron ja muiden parametrien perusteella, jos tämä kiinnostaa. Nämä numerot voivat tarjota arvokasta tietoa tarkkailijoille, jotka tuntevat niihin liittyvän koodin. Niiden avulla organisaatiot voivat myös nopeasti lajitella tietokantoja järjestääkseen inventaariota mielekkäällä tavalla. Esimerkiksi biostatistiikka voi lajitella kentät korostaakseen kaikki tietyn vuoden tietokantaan lisätyt proteiinit.
Hankintakoodijärjestelmät on suunniteltu joustaviksi, jotta kokoelmia ja tapahtumia voidaan laajentaa, kuten uuden vuosisadan aloittaminen, jossa kaksinumeroinen vuosikoodi saattaa aiheuttaa sekaannusta. Esimerkiksi museossa, joka on ollut avoinna 1700 -luvulta lähtien, vuosikoodi, kuten “18”, voi merkitä mitä tahansa vuosimäärää, kuten 1918 tai 2018. Jos järjestelmä on uudistettava, jotta se voi mukautua organisaation työtä, tämä voi johtaa pitkään uudelleenkoodausprosessiin, jotta vanhemmat kohteet lisätään tarkasti kokoelmaan uuden luokitusjärjestelmän mukaisesti.