Useimmissa organisaatioissa hankintapäällikkö on ensisijaisesti vastuussa materiaalien, osien, tarvikkeiden, tuotteiden ja palvelujen ostamisesta, jotka ovat tarpeen tietyn tuotteen valmistamiseksi tai emoyhtiön tai tytäryhtiön tuottaman tuotteen myymiseksi. Hänen tulee olla organisoitu, yksityiskohtainen, ymmärtää kirjanpitokäytännöt ja varastonhallinta.
Hankintapäällikön on pidettävä yllä hyviä suhteita toimittajiin, tehtävä tiivistä yhteistyötä kirjanpito-, luotto-, merenkulku- ja vastaanotto -osastojen kanssa varmistaakseen, että ostojen kulku varastoon sujuu ongelmitta. Nämä velvollisuudet on otettava erittäin vakavasti, koska tämän alan virheet voivat vaikuttaa koko yrityksen taloudelliseen tasapainoon.
Hyvän hankintapäällikön on ensin luotava edullinen työsuhde myyjien kanssa. Parhaan hinnoittelurakenteen neuvottelut, hyväksyttävän saatavuuden takuu ja luotettavat toimitusajat varmistavat, että varasto säilyy ja tuottavuus on vakaa. Alennuskelvoton myyjä voi aiheuttaa tuotannon viivästyksiä, myynnin menetyksiä ja jopa taloudellista epävakautta, jos sen annetaan jatkaa suhdetta ilman johtajan vahvoja ohjeita. Viestintä ja organisointi toimivat käsi kädessä auttaakseen ostoagenttia laatimaan varastonnusteen ja pitämään tilaukset kohtuullisella tasolla.
Kirjanpito -osaston, joka sisältää myyntisaamiset, ostovelat ja luotot, on myös tehtävä tiivistä yhteistyötä hankintapäällikön kanssa määrittääkseen, kuinka paljon rahaa on varattu varastoon ja määräaikaisiin ostoihin, kuinka nopeasti laskut maksetaan ja kuinka tarkasti laskut ovat vastaanotettuina . Tällä alalla ostajan on oltava erinomainen kirjanpitäjä ja ymmärrettävä kirjanpito -osaston järjestelmän toiminta. Tarkka kulku näiden ryhmien välillä on tärkeä tehtävä, joka on käsiteltävä huolellisesti, koska raha on liiketoimintaketjun vahvin lenkki.
Lopuksi, kun ymmärrät yrityksen inventaarion ja kuinka lähetys- ja vastaanotto -osastot toimivat päivittäin, osoittautuu onnistuneeksi perustasi. Kun yrityksellä on yksityiskohtainen ja organisoitu toimitusosasto, hankintapäällikkö voi luottaa siihen, että tilatut tavarat saapuvat telakalle, tarkastetaan ja siirretään varastoon rajoitettujen ongelmien vuoksi. Samanmielisten henkilöiden tiimi toimii laadunvarmistuksena varastollesi. Hankintapäällikkö käyttää monia hattuja yrityksessä, mutta keskittynyt voi saavuttaa minkä tahansa yrityksen perimmäisen tavoitteen-olla tuottava ja erittäin kannattava.