Hankintapolitiikka on yksinkertaisesti sääntöjä ja määräyksiä, jotka on asetettu hallitsemaan tavaroiden ja palvelujen hankkimisprosessia, jota organisaatio tarvitsee toimiakseen tehokkaasti. Tarkalla prosessilla pyritään minimoimaan kyseisten tavaroiden ja palvelujen ostamiseen liittyvät kulut käyttämällä sellaisia strategioita kuin volyymihankinta, toimittajien luettelon luominen ja uudelleenjärjestysprotokollat, jotka auttavat pitämään varastot alhaisina vaarantamatta tuotteen toimintaa. operaatio. Sekä pienet että suuret yritykset ja voittoa tavoittelemattomat järjestöt käyttävät rutiininomaisesti jonkinlaista hankintapolitiikkaa.
Ei ole yhtä oikeaa tapaa laatia hankintapolitiikkaa. Yrityksen koko, myyjien saatavuus tarvittavien tavaroiden ja palvelujen toimittamiseen sekä yrityksen kassavirta ja luotto vaikuttavat usein hankintaperiaatteisiin. Yrityksen koko vaikuttaa todennäköisesti myös hankintapolitiikan muodostumiseen siinä mielessä, että pieni yritys ei välttämättä kykene määräämään suuria osto -alennuksia, joita suuryritys voi hallita suhteellisen helposti.
Samoin liiketoiminnan tai yhteisön olosuhteet ja taloudelliset tavoitteet vaikuttavat hankintajärjestelmien valintaan. Jotkut järjestelmät ovat yksinkertaisia manuaalisia prosesseja, joissa hyödynnetään vanhempia menetelmiä, kuten flip -korttijärjestelmä ostosten seurantaan, tavaroiden myöntäminen eri osastoille ja varaston juokseva laskenta, jota käytetään tulevien hankintojen suunnittelussa. Nykyään elektroniset järjestelmät mahdollistavat kaikkien näiden toimintojen automaattisen seurannan, mukaan lukien automaattisesti tilausten ja ostotilausten luomisen, kun tietyn varastonimikkeen tasot ovat laskeneet tietylle tasolle.
Sähköinen hankinta on nykyään yleinen tapa tehdä ja seurata tilauksia. Toimittajat luovat verkkoyhteyksiä asiakkaisiin, joiden avulla on mahdollista liittyä asiakkaan käyttämiin hankintaohjelmiin ja tehdä automaattisesti tilauksia Internetin avulla yhteyden muodostamiseksi. Tämän tyyppiset ohjelmat mahdollistavat myös nopean tilausten toteutumisen, toimituspäivien seuraamisen ja jopa parhaillaan voimassa olevien hankintasopimusten tarkistamisen.
Riippumatta siitä, liittyykö hankintamenettelyyn rakennushankintamenettelyjen käyttöönotto vai säännelläänkö valmistajan tai hyväntekeväisyysjärjestön tekemiä hankintoja, vankka politiikka hyödyttää organisaatiota pitämällä kustannukset linjassa ja määrittämällä selkeästi, miten ostot tehdään. Yhteisön tarpeiden muuttuessa on hyvät mahdollisuudet, että hankintapolitiikkaa mukautetaan vastaamaan näitä uusia olosuhteita. Tämä on tarpeen sen varmistamiseksi, että politiikka toimii edelleen yrityksen tai voittoa tavoittelemattoman organisaation edun mukaisesti ja että hankintaprosessi on yksinkertainen ja järjestetty.