Hankintatiimissä on viisi roolia: ostaja, hankintapäällikkö, hankintapäällikkö, johtaja ja hankinta -analyytikko. Hankinta on toinen ostotermi, ja sitä käytetään kuvaamaan toimintoja, jotka liittyvät materiaalien ja tarvikkeiden hankintaan yrityksen tai muun organisaation toimintaa varten. Kaikki hankintatiimin jäsenet tarjoavat olennaisia palveluja ja taitoja, joita tarvitaan suuren organisaation vaatimusten täyttämiseksi.
Voidakseen tulla hankintaryhmän jäseneksi kaikkien hakijoiden on täytettävä vähimmäistutkintotodistus liiketoiminnasta tai ostamisesta. Ammattimaisen hankintahenkilöstön on suoritettava perustutkinto tai neljän vuoden tutkinto akkreditoidusta yliopistosta. Tämän vaatimuksen lisäksi useimmat työnantajat edellyttävät, että hakijat ovat saaneet ammatillisen nimityksen Certified Procurement Professional (CPP). Johtohenkilöillä on usein maisterin tutkinto liiketaloudessa tai jatkotutkinto hankinnoissa.
Hankintatiimissä ostaja on lähtötason asema. Hankintapäällikkö ja analyytikko ovat ammatillisia tehtäviä, mutta heillä ei yleensä ole valvontatehtäviä. Hankintapäällikön on täytettävä valvonta- ja johtotehtävät. Hankintajohtaja määrittää strategisen suunnan ja on mukana arvokkaissa neuvotteluissa.
Hankintatiimin vastuut on yleensä jaettu kahteen osaan: hyödyke ja dollarin arvo. Hyödyke on termi, jota käytetään kuvaamaan tiettyä tuote- tai palveluryhmää. Valtuutustaso on läheisesti sidoksissa koulutustasoon ja asemaan organisaatiorakenteessa.
Esimerkiksi yhdelle leipomon ostajalle voidaan luovuttaa kaikki kuivat tavarat ja toiselle ostajalle kaikki pakkausmateriaalit. Hän on vastuussa sopivan toimittajan valitsemisesta hyväksytystä luettelosta ja ostotilauksen antamisesta. Hankintapäällikkö on vastuussa ehdotuspyynnön (RFP) lähettämisestä ja toimitusten tarkastamisesta valitakseen hyväksytyn toimittajan tai toimittajat ostajaluetteloon.
Hankintapäällikkö vastaa ostajien ja hankintahenkilöstön työn valvonnasta. Hankintapäällikkö hallinnoi kaikkia ennalta määrätyn dollarin arvon ylittäviä tarjouspyyntöjä. Tämä erottelu on hyödyketyypistä riippumatta.
Ostoanalyysi on ensisijaisesti tietotekniikka -asema. Tämä henkilö on vastuussa raporttien luomisesta, jolla voidaan seurata menotoimintaa sopimusten ja sopimuksettomien menojen suhteen ja varmistaa politiikan noudattaminen. Tässä roolissa tarvitaan usein lisäkoulutusta tilastoista, tiedonhallinnasta ja siihen liittyvistä taidoista.
Hankintajohtaja valitsee osaston pitkän aikavälin suunnan ja osallistuu korkean profiilin sopimusneuvotteluihin. Esimerkiksi monet yritykset siirtyvät kohti sähköisiä hankintajärjestelmiä kustannusten alentamismenetelmänä. Tämän muutoksen edellyttämiä rakenteellisia, menettelyllisiä ja poliittisia muutoksia hallinnoi hankintajohtaja.