Hankintatoimisto tai osasto on tyypillisesti järjestetty suuren yrityksen tai organisaation rahoitusportfolioon. Hankinnoissa käytetään kahta organisaatiorakennetta: keskitettyä ja laitoskohtaista. Keskitetyssä hankintatoimistossa kaikkia ostopyyntöjä ja toimintoja hallinnoi keskitetty hallinnollinen ryhmä. Laitoskohtaisessa rakenteessa jokaisella fyysisellä laitoksella on oma hankintatoimisto.
Keskitetyssä hankinnassa on tyypillisesti viisi roolia: ostaja, hankintapäällikkö, hankintapäällikkö, johtaja ja hankinta -analyytikko. Kaikki viisi hankintatiimin jäsentä tarjoavat palveluja organisaatiorakenteen jokaiselle osastolle. Osaston käyttäjät voivat lähettää ostopyynnön sähköisesti tai puhelimitse, faksilla tai sähköpostilla. Keskushankintakeskus on suunniteltu hallitsemaan asiakkaan vaatimuksia ja varmistamaan samalla hankintapolitiikan noudattaminen.
Hankkiakseen tehtävän hankinnassa kaikkien ehdokkaiden on täytettävä vähimmäistutkinto liiketaloudesta tai ostamisesta. Ammattimaisella hankintahenkilöstöllä on tyypillisesti ammatillinen nimitys, kuten Certified Procurement Professional (CPP). Keskitetyssä mallissa ostaja on lähtötason asema. Hankintapäällikkö ja analyytikko ovat molemmat ammatillisia tehtäviä, ja hankintapäällikkö hoitaa valvontatehtäviä. Hankintajohtaja määrittää strategisen suunnan ja on mukana arvokkaissa neuvotteluissa.
Tehtaakohtaisessa rakenteessa toimiston korkein henkilö on tyypillisesti hankintapäällikkö. Jokaisella hankintapäälliköllä voi olla yksi tai kaksi hankintapäällikköä ja useita ostajia. Henkilöstön kokonaismäärä riippuu laitoksen koosta ja ostomäärästä. Hankintapäälliköt raportoivat tyypillisesti talous- tai rahoitusjohtajalle tai laitoksen tai laitoksen sisäiselle valvojalle.
Organisaatiorakenteesta riippumatta hankintahenkilöstön ensisijainen tehtävä on löytää paras mahdollinen yhdistelmä hintaa, laatua ja palvelua. Jokaisen toimiston jäsenen odotetaan tarjoavan palvelua asiakasryhmälleen, ymmärtävän vaatimukset ja kommunikoivan tavarantoimittajayhteisön kanssa. Parhaiden toimittajien löytäminen ja ostotilauksen viimeistely sisältää useita vaiheita, joiden tarkoituksena on varmistaa avoin ja tasapuolinen prosessi.
Ostoanalyysi on ensisijaisesti keskeinen tehtävä ja se voidaan järjestää rahoituspalveluvastuuna. Tämä henkilö luo raportteja seuratakseen menotoimintaa sopimusten, yleisten menojen ja politiikan noudattamisen suhteen. Tässä tehtävässä tarvitaan usein lisäkoulutusta tilastoista ja tiedonhallinnasta. Nämä raportit toimitetaan yleensä ylimmälle johdolle sekä todellisten menojen seuraamiseksi että hankintatoimiston toiminnan seuraamiseksi.