Hankintojen vertailuanalyysi on prosessi, jolla mitataan eri tekijöitä, jotka liittyvät organisaation tavaroiden hankintaan alan standardien mukaan. Tämä voi sisältää elementtejä, kuten kustannuksia, toimitusta ja ostovelkoja ostetuista tuotteista. Tavoitteena on jatkuvasti kehittää ja helpottaa alan parhaiden käytäntöjen noudattamista.
Kustannukset ovat yksi hankinnan vertailuanalyysin tärkeimmistä tavoitteista. Prosessi voi sisältää ohjeiden laatimisen materiaalien ja palveluiden hankintaan liittyvistä kuluista. Jokaisen tuotteen valmistuskustannukset ovat toinen huomioon otettava tekijä. Tämä prosessi voi sisältää myös hintojen alentamista koskevien vertailuarvojen noudattamisen parantamalla erilaisia menettelyjä.
Kirjanpito on toinen keskeinen osa hankintojen vertailuanalyysia. Harkittavia tekijöitä ovat velkojen tyypillinen koko, laskun maksamiseen kuluva keskimääräinen aika ja näiden prosessien hallinta. Maksuehtojen säännöllinen analysointi voi myös olla tarpeen kassavirran säätämiseksi siten, että vertailuarvot voidaan saavuttaa.
Hankintojen vertailuanalyysi voi sisältää myös ohjeiden laatimista tuotteen laadusta. Tämän prosessin monimutkaisuus riippuu kohteesta. Vaikka tietyille ominaisuuksille voi olla alan standardi, voi olla myös joitakin tapoja, joilla organisaatio haluaa ylittää kilpailijansa laadulla.
Toinen tärkeä osa hankintojen vertailuanalyysia on toimitus. Tämä sisältää ohjeiden laatimisen oikea -aikaisuudesta ja tilausten tarkkuudesta. On myös tavallista arvioida säännöllisesti toimitettujen materiaalien laatua osana tätä prosessia.
Kun hankintojen vertailujärjestelmä on otettu käyttöön, organisaatio voi ylläpitää ja parantaa toimintaansa useilla tavoilla. Yksi keskeinen tehtävä on tarkistaa määräajoin hankintaprosessi sen varmistamiseksi, että vertailuarvot täyttyvät. Jos näin ei ole, tyypillisesti tarvitaan lisäarviointia ja analysointia sen määrittämiseksi, mitkä toimet parantaisivat tilannetta parhaiten. Vertailuarvoja on yleensä myös tarpeen mukauttaa, kun teollisuus, markkinat ja organisaatiotekijät muuttuvat.
Hankintojen vertailuarvojen täyttäminen edellyttää tyypillisesti myös myyjien säännöllistä arviointia. Tähän voi kuulua suorituskyvyn analysointi ja sen vertaaminen myyjän kilpailijoihin. Se voi sisältää myös hintojen, laadun ja muiden keskeisten tekijöiden vertaamisen sen määrittämiseksi, että organisaatio saa parhaan hyödyn nykyisestä myyjäsuhteesta. Laadun heikkeneminen, organisaation kasvu ja markkinamuutokset saattavat aiheuttaa sen, että on löydettävä uusi myyjä, joka pystyy paremmin mukautumaan yritykseen ja täyttämään vertailuarvot.