Mikä on hankkeen peruskirja?

Liiketoiminnassa hankkeen peruskirja on asiakirja, joka määrittelee projektin ja antaa sille luvan. Siinä esitetään hankkeen ydintavoitteet, arvot ja tarkoitus. Tämä varmistaa, että kaikki sidosryhmät sopivat hankkeen tarkoituksesta ja laajuudesta, mikä estää sekaannuksia hankkeen käynnistyessä. Vaikka projektin peruskirjaa ei ehkä vaadita laissa, se on arvokas työkalu, jota projektisuunnittelijat ja muut asianomaiset osapuolet käyttävät projektin järjestämiseen ja keskittymiseen.

Jos yritys on aiemmin kirjoittanut projektikirjoja, suunnittelijat voivat käyttää mallina vanhaa projektikirjaa, mutta jos ei, malleja on saatavana sekä verkossa että liiketoiminnan suunnittelukirjoissa ja aikakauslehdissä. Monet yksityiskohdat voidaan ottaa hanke -ehdotuksesta. Hanke -ehdotus on yleensä kirjoitettu keinona saada rahoitusta tai tukea hankkeelle. Siinä luetellaan hankkeen tavoitteet ja miten tavoitteet saavutetaan.

Jotta projektin peruskirjasta olisi hyötyä, sen on sisällettävä tiettyjä tietoja. Ensinnäkin siinä on ilmoitettava hankkeen nimi ja vastuuhenkilö. Siinä olisi esitettävä avainhenkilöiden, kuten sijoittajien, hoitajien ja kiinteistönomistajien, roolit ja määriteltävä terminologia. Näin kaikki hankkeeseen osallistuvat voivat jakaa saman sanaston, mikä helpottaa paljon keskustelua projektista.

Hankkeen peruskirjassa on myös lueteltava hankkeen tavoitteet. Näiden pitäisi olla samat tavoitteet, joita hanke -ehdotuksessa esitettiin. Kaikkien sidosryhmien on arvioitava ja hyväksyttävä näiden tavoitteiden muuttaminen ennen muutosten tekemistä. Kuten kaikkien hyvien tavoitteiden, myös hankkeen peruskirjassa asetettujen tavoitteiden tulee olla täsmällisiä ja realistisesti saavutettavissa. Olisi määriteltävä aikataulu, jotta sidosryhmät voivat arvioida edistymistä.

Muita hankkeen peruskirjan avaintekijöitä ovat prioriteetit ja laajuus. Prioriteetit kertovat, mitkä tavoitteet ovat tärkeimmät, ja laajuus kuvaa, mitä hanke sisältää ja mitä ei. Nämä ovat tärkeitä, jotta voidaan estää niin sanottu laajuuden hiipuminen-projektin painopisteen asteittainen laajentaminen, kunnes siitä tulee mahdotonta hallita tavoitteiden sotkua, joka kuluttaa aikaa, rahaa ja resursseja.

Itse asiassa olisi sisällytettävä myös yksityiskohtainen kuvaus hankkeeseen käytettävissä olevasta ajasta, rahoista ja resursseista. Arvioidut kustannukset ja käytettävissä olevat varat olisi esitettävä, samoin kuin määräaika, jolloin hanke on saatettava päätökseen. Hankkeen koosta ja yksittäisten osakkeenomistajien tarpeista riippuen hankkeen peruskirja voi sisältää lisätietoja, mutta se ei saa koskaan jättää pois mitään näistä keskeisistä kohdista.