Hankkeen sidosryhmä on osapuoli, joka on taloudellisesti tai muuten kiinnostunut hankkeen kehittämisestä ja tuloksista. Tämä sisältää yritysten omistajat, loppukäyttäjät, kehitysryhmän jäsenet ja sijoittajat. Projektipäällikön on tasapainotettava eri sidosryhmien tarpeet samalla kun hallitaan kehitystä ja tuotantoa, ja tavoitteena on tyydyttää mahdollisimman monta sidosryhmää tinkimättä hankkeen lopullisesta laadusta. Tämä voi olla herkkä tasapainotus joissakin tilanteissa.
Sidosryhmillä on usein erilaisia lähestymistapoja hankkeeseen. Yritysten omistajat haluavat hankkeen, joka tuottaa voittoa, mieluiten alhaisilla kehityskustannuksilla. Kehitystiimin jäsenet haluavat yleensä esittää parhaan mahdollisen projektin keskittyen laatuun ja ominaisuuksiin. Kuluttajat ja testaajat odottavat valmistunutta projektia, joka täyttää heidän tarpeensa ja on riittävän joustava käytettäväksi pitkällä aikavälillä. Sijoittajat haluavat sijoitukselleen tuottoa ja heillä voi olla erityisiä odotuksia kyseisen tuoton määrästä. Jokainen hankkeen sidosryhmä on otettava huomioon päätöksiä tehtäessä.
Hankkeen sidosryhmät vaikuttavat eri tavoin. Sijoittajilla ja yrityksen virkamiehillä voi olla valtuudet sulkea projekti tai muuttaa radikaalisti soveltamisalaa, jos he eivät ole tyytyväisiä, kun taas testaajat ja kuluttajat voivat osallistua ominaisuuksien pyytämiseen ja kommenttien esittämiseen. Niiden vaikutus voi olla merkittävä pitkällä aikavälillä, koska kohderyhmien ja testaajien palaute muokkaa suunnittelua ja päättää, kuka hankkeen lopulta ostaa. Projektitiimin jäsenet voivat määrittää, kuinka nopeasti projekti etenee ja mitä tapahtuu kehitysvaiheissa.
Jokaisella hankkeen sidosryhmällä voi olla myös suora osallistumisaste. Kehittäjät ovat eniten mukana, koska he työskentelevät projektissa päivittäin ja muokkaavat ominaisuuksia. Johto voi lähestyä etänä, jolloin projektipäällikkö voi hallita sitä suuresti, tai johtajat voivat olla tiiviisti mukana. Hankkeen sidosryhmänä toimivaa sijoittajaa pidetään usein etäällä konfliktien vähentämiseksi, mutta hän voi odottaa säännöllisiä raportteja ja antaa palautetta, kuten uhkaamalla peruuttaa rahoituksen, jos hän ei pidä projektin kehityksen suunnasta.
Henkilökohtaisen kiinnostuksen taso voi myös vaihdella kunkin hankkeen sidosryhmän mukaan. Kehitystiimin jäsenten ura voi olla linjalla, varsinkin suurhankkeen yhteydessä. Sijoittajilla voi olla hankkeeseen sidottu huomattavia varoja tai vain pieni määrä. Pienessä yrityksessä suuret projektit voivat syödä merkittäviä resursseja, mikä tekee niistä kriittisen osan yrityksen toiminnasta, kun taas suurilla yrityksillä voi olla suhteellisen pieniä projektiryhmiä, jotka eivät tee tai riko yritystä toiminnallaan. Loppukuluttajille hanke voi olla erittäin tärkeä; esimerkiksi potilaat, jotka odottavat keinotekoisia munuaisia, ovat erittäin kiinnostuneita.