Yksinkertaisesti sanottuna hankkeen taloudellinen raportti on asiakirja, jossa esitetään hankkeen yleinen suorituskyky, sen aikataulu ja budjetti. Monet yritykset ja yritykset käyttävät niitä seuratakseen eri toimien kannattavuutta ja kustannuksia, ja ne ovat hyödyllisiä myös hallituksille ja muille organisaatioille. Asiaan liittyvät yksityiskohdat vaihtelevat yleensä jonkin verran riippuen kyseessä olevan hankkeen luonteesta, mutta useimmissa tapauksissa kaikkien raporttien ydinosat ovat suunnilleen samat: kaikissa esitetään esimerkiksi perustulot ja -kulut sekä määritellään jakomenetelmät; useimmiten he myös tunnistavat hankkeen yleiset tavoitteet ja odotukset eteenpäin. Raportteja edellyttävät usein ulkopuoliset tahot, joilla on taloudellista etua kuvatuista hankkeista, ja monissa tapauksissa yritysten menestys ja rahoituksen jatkuminen riippuvat siitä, ovatko sijoittajat tyytyväisiä toimitettuihin lukuihin ja tilastoihin. Joskus raportit sisältyvät yrityksen suurempiin vuosikertomuksiin, jotka yleensä toimitetaan osakkeenomistajille, mutta ne voidaan yleensä myös pyytää ja julkaista itsenäisesti. Ajoitus riippuu yleensä siitä, milloin hanke on valmis, tai vaihtoehtoisesti siitä, milloin suuret sijoittajat haluavat edistymiskertomuksen.
Tilinpäätöksen ja raporttien ymmärtäminen yleensä
Tilinpäätös on kriittinen kaikessa liiketoiminnassa, oli se sitten suuri tai pieni ja voittoa tavoittelematon. On olemassa monia erilaisia tyyppejä, suurelta osin vastaamaan monia eri tavoitteita. Tuloslaskelma, joka tunnetaan myös tulo- ja meno- tai tulosraporttina, on yksi esimerkki; toinen on tase tai tilin saldoraportti. Kassavirtaraportti on harvinaisempi pienemmissä yhteisöissä ja harvoin yksittäisten henkilöiden luoma.
Useimmissa tapauksissa juuri hankkeen taloudellisen raportin tekee ainutlaatuiseksi sen laajuus. Kaikkia kolmea tilinpäätöstyyppiä voidaan käyttää laajasti tai spesifisesti, ja kaikki voidaan sisällyttää hankeraporttiin, jos niitä käytetään yksityiskohtaisesti yksittäisen yksittäisen projektin näkymiin tai tulokseen.
Hankkeen raporttien yksityiskohtien yksityiskohdat
Tyypillinen hankkeen taloudellinen raportti sisältää yleensä kirjallisen kertomuksen, joka kertoo lukijalle hankkeen tavoitteista ja edistymisestä. Tässä raportin osassa käsitellään myös hankkeiden ylityksiä ja taloudelliseen tulokseen vaikuttavia ongelmia. Raportointi siitä, kuinka paljon rahaa voitettiin tai menetettiin tiettynä ajanjaksona, miten voitto tai tappio ilmeni eri tileillä ja kuinka paljon rahaa tuli tuloja tuottavasta toiminnasta, sijoitustoiminnasta ja lainoista, sisältyy yleensä myös raportointiin. Suuri osa tästä vaihtelee projektin mukaan, ja pidemmät ja monimutkaisemmat toimet vaativat enemmän. Sisältyvät ydinosat ovat kuitenkin yleensä melko johdonmukaisia.
Tulot ja kulut
Tuotot ja kulut on yleensä kohdennettava hyvin tarkasti projektikirjanpidossa. Tulojen on oltava suoraan yhteydessä esimerkiksi hankkeeseen. Useimmissa tapauksissa menot luokitellaan kahteen laajaan ryhmään: välittömät ja välilliset kulut.
Välittömiä kuluja syntyy yksinomaan projektitoiminnoista, kuten työvoimasta ja hanketarvikkeista. Välilliset kulut jaetaan muiden hankkeiden tai toimintojen kanssa. Näitä ovat projektinhallinnan yläpuolella oleva hallinta ja useat tukitoiminnot, kuten laadunvalvonta tai markkinointi.
Välillisten kustannusten kohdentaminen on usein hieman monimutkaisempaa. Vaikka kirjanpitoalan ammattilaiset ovat kehittäneet kohdentamisstandardeja, niistä voidaan keskustella. Esimerkki tällaisesta kustannuskeskustelusta on oikea tapa jakaa projektin ulkopuolisen osaston johtajan aika useiden teknisten henkilöiden kanssa, jotka on määrätty eri projektipäälliköille laadunvalvontaa varten. Jos laadunvalvonnan johtajan ei todellakaan tarvitse tarkastella työntekijänsä tekemää työtä, pitäisikö hänen silti varata osa ajastaan työntekijän johtamiseen toimistotilojen tarjoamisesta, vuokraamisesta, koulutuksesta ja muista hallintomenoista aiheutuvien välillisten kustannusten vuoksi teknisen työntekijän saattaminen hankkeen käyttöön on hieman kiistanalainen – jotkut raportit sisältävät tämän, kun taas toiset eivät.
Suuremman soveltamisalan määrittäminen
Toinen huolenaihe hankkeen taloudellisen raportin tarkistamisessa on hankkeen laajuuden määrittely. Projektit laajenevat tai siirtyvät usein uusiksi tai niiden rahoitustaso muuttuu. Työselvitys, joka kuvaa suoritettavia töitä, aikataulu ja kustannukset, on tarkistettava ajoissa. Tämä laajennettu työtehtävä on ilmoitettava selkeästi hankkeen taloudellisen raportin kirjallisessa osassa, jotta hankkeen tehokkuus ja menestys voidaan määrittää selkeästi.