Vahinkoilmoitukset ovat vakuutetun virallisia ilmoituksia vakuutuksenantajalle, että jonkinlainen vahinko on tapahtunut. Monilla vakuutuspalvelujen tarjoajilla on erityinen asiakirja, jota on käytettävä vahinkoilmoituksen kirjaamiseen, kun taas toiset antavat yksinkertaisesti perusohjeita ilmoitukseen sisällytettävistä tiedoista. Vaikka menetysilmoituslomake oli kerran toimitettava kirjallisesti, monet palveluntarjoajat hyväksyvät nyt vaihtoehtoiset toimitustavat.
Vahinkoilmoituksen päätehtävänä on varoittaa vakuutusyhtiötä vakuutusehtojen piiriin kuuluvan esineen tuhoutumisesta. Joissakin tapauksissa tämä ilmoitus edeltää muodollisen vaateen tekemistä. Monet palveluntarjoajat lähettävät kuitenkin edustajan tai säätäjän arvioimaan vahinkoilmoituksessa mainitun vakuutetun kohteen vahingon määrän ja päättämään, onko korvausvaatimus jätettävä. Jos säätäjä yhtyy vahinkoilmoituksessa esitettyihin lausuntoihin, hän voi auttaa vakuutettua esittämään korvausvaatimuksen paikan päällä.
Tilanteissa, joissa on tarpeen käyttää palveluntarjoajan hyväksymää vahinkoilmoitusilmoitusta, vakuutettu voi ottaa yhteyttä asiamieheen ja pyytää kopioita lomakkeesta. Näin on usein silloin, kun palveluntarjoaja vakuuttaa erityyppisiä vakuutuksia ja käyttää tiettyä muotoa kullekin kuluttajille tarjotulle vakuutustyypille. Esimerkiksi kodin tuhoaminen voi vaatia ilmoituksen omaisuusvahingon menetyksestä, kun taas korujen vaurioituminen edellyttää vahinkoilmoituslomaketta, joka on rakennettu erityisesti vakuutettujen henkilökohtaisten tavaroiden osalta.
Yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten vakuutusyhtiölle ilmoitetaan asianmukaisesti jonkinlaisen vahingon sattuessa, löytyvät yleensä itse vakuutuksen ehdoista. Täältä vakuutettu näkee tiedot siitä, kuinka pian vahinko on ilmoitettava, vaadittava muoto ja tarvittavat lisätiedot. Vakuutussopimuksessa esitettyjen ehtojen noudattaminen auttaa varmistamaan, että ensimmäinen häviöilmoitus hyväksytään ja että myöhemmän vaateen käsittelyä ei hidasteta.
Vaikka useimmat vakuutusyhtiöt vaativat kerran, että vahinkoilmoitus on tehtävä lähettämällä paperinen asiakirja edustajalle tai postitse, monet palveluntarjoajat hyväksyvät vaihtoehtoja tänään. Jotkut pitävät vakuutetun ja vakuutuksenantajan välistä suullista ilmoitusta puhelun muodossa riittävänä. Muut hyväksyvät ilmoituksen sähköpostitse, joka näkyy sähköpostin tekstissä tai liitteenä. Kuten minkä tahansa menetyksen yhteydessä, nämä vaihtoehtoiset vaihtoehdot on osoitettava asianomaiselle osastolle tai yhteyshenkilölle, jotta niitä voidaan pitää asianmukaisesti toimitettuina.