Help desk -lippu on tietokonejärjestelmä, jossa yritykset käyttävät tekniikkaa työpyyntöjen seuraamiseen. Teknologian avulla yritys voi käyttää sähköposti- tai palvelinpohjaista järjestelmää työntekijöiden lähettämien help desk -lippujen ylläpitämiseen. Useimmat näistä järjestelmistä ovat sisäisiä ohjelmistoja, jotka tehostavat liiketoimintaa. Tietokonepohjaisessa järjestelmässä yrityksillä on viralliset tiedot korjaus- tai päivityspyynnöistä. Lippu voi koskea melkein mitä tahansa yrityksen tavaraa tai asiaa.
Termi lippu on vain kuvallinen, koska mikään yksittäinen yritys ei yleensä anna tai vastaanota fyysistä lippua ohjekeskuksesta. Todellisuudessa se edustaa koko järjestelmää, jossa työntekijä käyttää sähköpostia tai muuta sisäistä viestijärjestelmää tietyn pyynnön esittämiseen. Ohjelmisto on usein tarpeen help -desk -lippujärjestelmän hallintaan ja käyttöön. Useimmissa tapauksissa yritys voi suunnitella oman järjestelmänsä tai käyttää kolmannen osapuolen ohjelmaa. Suunnittelun ja tyypin tulee olla räätälöitävissä yrityksen mukaan.
Tietyt tiedot ovat usein osa tukipalvelun lipun täyttämistä. Useimmat liput edellyttävät apua tarvitsevan henkilön nimeä, sijaintia tai osastoa ja pyynnön syytä. Jos lippu pyytää apua tietokoneen laitteistoon tai ohjelmistoon, järjestelmätyypistä saattaa olla tarpeen saada erityisiä tietoja. Monissa tapauksissa alun perin lähetetyt lisätiedot auttavat keskittämään help desk -osaston korjaavat toimet. Muita tietoja tai seurantalippuja voi tarvita suuriin töihin tai tehtäviin.
Sähköposti on ensisijainen käyttötukipalvelujärjestelmä. Yritykset voivat perustaa perussähköpostiosoitteen, joka ohjaa pyynnöt tietylle henkilölle. Tämä henkilö on vastuussa kaikkien lippujen vastaanottamisesta ja luetteloinnista jokaiselta henkilöltä tai osastolta. Yksilö voi sitten antaa liput jollekulle, joka voi korjata tilanteen pyynnöstä. Järjestelmästä riippuen voi olla tarpeen tehdä arkistointiprosessi tai jokin muu tapa tallentaa liput.
Suuret yritykset voivat käyttää help desk -lippujärjestelmää vähentääkseen seisokkeja tai työntekijöiden tuottavuuden heikkenemistä. Yrityksillä, joilla on useita toimipaikkoja, voi kuitenkin olla vaikeuksia käyttää lippujärjestelmää onnistuneesti, jos paikan päällä suoritettavat toimet ovat tarpeen ongelmien korjaamiseksi. Tässä tapauksessa vain ohjelmistoliput, jotka vaativat korjauksia sivuston ulkopuolella, voivat käydä ohjekeskuksen lippujärjestelmän läpi. Yritykset voivat yleensä tarkistaa ja ottaa käyttöön järjestelmän, joka parhaiten vastaa heidän tarpeitaan. Onneksi monia järjestelmiä on olemassa tällaisiin tarkoituksiin.