Kun yritykset ja organisaatiot palkkaavat työntekijöitä, ne luovat usein yhteenvedon ihannetyypistä, joka voi parhaiten täyttää työtehtävän. Tästä yhteenvedosta löytyy luettelo tarvittavista taidoista, joita se tarvitsee tehtäviensä tehokkaaseen suorittamiseen. Useimmat yritykset viittaavat tämän tyyppiseen yhteenvetoon henkilömääritykseksi. Yksityiskohtaisen henkilömäärityksen luominen tarjoaa etuja työnantajille, mutta sillä on myös haittoja. On noudatettava tiettyjä ohjeita tehokkaan henkilömäärityksen luomiseksi.
Henkilötiedot sisältävät yksityiskohtaisen luettelon, joka sisältää yleensä kaikki vaadittavat taidot, koulutuksen ja kokemuksen, jotka henkilöllä on oltava voidakseen suorittaa tehtävänsä tehokkaasti. Useimmat eritelmät sisältävät tehtävän nimen ja sen, millä tasolla se kuuluu yritykseen. Luettelossa on myös työn sijainti ja ylemmän tason työntekijä, jolle uusi työntekijä raportoi. Koska kaikki työpaikat luodaan tarkoitusta silmällä pitäen, luetellaan tavoitteet, jotka työntekijän on saavutettava, sekä suoritettavat tehtävät.
Vaikka henkilön määrittely eroaa työnkuvauksesta, se on silti erittäin hyödyllinen työnantajille. Hakijat eivät näe henkilömäärityksiä, vain palkkaamalla henkilöstöä, mikä tekee heistä erilaisia kuin työkuvaukset. Kun työnantaja on laatinut tämän tyyppiset eritelmät, hän pystyy helposti tunnistamaan, mitkä työnhakijat voivat parhaiten täyttää vastaavan työtehtävän, sekä ne ehdokkaat, jotka eivät ole ihanteellisia. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden suorittaa vuokrausprosessinsa mahdollisimman tehokkaasti.
Vaikka henkilömääritykset voivat tehdä yrityksen vuokrausprosessin paljon yksinkertaisemmaksi, sillä on silti haittoja. Jos tällaista eritelmää ei luoda tehokkaasti, se voi kärsiä oikeudellisista seurauksista useista syistä. Henkilökohtaisissa eritelmissä lueteltu terminologia ei voi koskaan paljastaa harhaa, jota ei voida soveltaa työtehtävään. Jos näin tehdään, eritelmiä voidaan pitää syrjivinä.
Aina kun työnantaja laatii henkilökohtaisia tehtäviä työtehtäviinsä, hänen tulee noudattaa useita ohjeita. Työnantajan ei pitäisi koskaan sisällyttää vaatimuksia tai eritelmiä, jotka eivät koske täytettävää työpaikkaa. Mitään perusteita, joita voidaan arvioida puolueettomasti tai puolueettomasti, ei myöskään pitäisi koskaan sisällyttää. Jotta voitaisiin palkata sopivin mahdollinen henkilö, työtehtävien ja -vaatimusten yliarviointia tulisi välttää. Työnantajan on myös ilmoitettava syyt siihen, miksi kukin vaatimus on sisällytetty. Henkilötiedot olisi myös päivitettävä ja tarkistettava säännöllisesti niiden pätevyyden varmistamiseksi.