Henkilöstöavustaja työskentelee organisaation tai yrityksen henkilöstöosastolla. Hänellä on monia erilaisia työtehtäviä ja hän työskentelee yleensä kokopäiväisesti. Henkilöstöavustaja työskentelee usein henkilöstön kanssa, mikä voi merkitä uusien työntekijöiden rekrytointia ja palkkaamista sekä työntekijöiden kirjanpidon ylläpitämistä ja tietojen pitämistä ajan tasalla.
Suuri osa tässä tehtävässä työskentelevän henkilön työstä työskentelee suoraan sekä nykyisten, menneiden että potentiaalisten työntekijöiden kanssa. Kun joku hakee yritystä tai organisaatiota, avustaja on usein vastuussa viitteiden tarkistamisesta ja työhistorian sekä muiden tarvittavien tietojen, kuten luottotarkistuksen, tarkistamisesta. Vaikka henkilöstöavustaja ei tyypillisesti anna haastattelua, hän voi istua paikalla tarkkailemaan. Kun työllisyyttä koskeva päätös on tehty, hän voi olla vastuussa yhteydenotosta hakijaan kertoakseen tuloksesta.
Kun työntekijä palkataan, HR -avustaja pyytää heiltä tietoja, mukaan lukien nimi, osoite, puhelinnumero, työhistoria, virkanimike, hätäyhteystiedot ja tarvittaessa etuuksien valinta. Jos uudella työntekijällä on kysymyksiä työpaikan käytännöistä, kuten pukeutumiskoodista, sairaus- tai loma -ajasta, palkasta tai lääketieteellisistä eduista, henkilöstöavustajan on kyettävä vastaamaan näihin kysymyksiin. Kun kaikki nämä tiedot on kerätty, HR -avustajan on pidettävä kirjaa ajan tasalla, tarkasti ja helposti saatavilla.
Henkilöstöavustajan työ ei pääty, kun työntekijä lähtee yrityksestä. Häneen voidaan ottaa yhteyttä myöhempää käyttöä varten, kun työntekijä hakee uutta työtä, tai häntä voidaan pyytää tarkistamaan työhistoria tai auttamaan eläkesuunnitelmien tai muiden etuuksien siirtämisessä. Työntekijöiden kanssa työskentelyn lisäksi HR -avustaja voi vastata puhelimiin vastaamisesta, sähköpostin avaamisesta, muiden arkistointipöytäkirjojen pitämisestä tai muista yleisistä toimistotehtävistä. Avustaja voi myös etsiä Internetistä potentiaalisten työntekijöiden ansioluetteloita.
Tyypillisesti henkilöstöavustaja tarvitsee vain lukion tutkintotodistuksen tai GED: n voidakseen palkata. Jos joku onnistuu avustajana, on todennäköistä, että hänet voidaan lopulta ylentää henkilöstöpäälliköksi, mikä voi tuoda lisäetuja ja korottaa palkkaa. On tärkeää, että HR -avustajat voivat työskennellä hyvin ihmisten kanssa, olla kunnioittavia ja huomaamattomia ja taitavia tietokoneen käytössä.