Henkilöstön rooli henkilöstöhallinnossa kattaa kaikki uusien työntekijöiden palkkaamisen ja pitämisen osa-alueet. Se alkaa tyypillisesti uusien työntekijöiden tarpeen tunnistamisella tietyllä alalla ja jatkuu näiden tarpeiden täyttämisen prosessiin. Henkilöstöosasto on myös mukana kouluttamassa uusia työntekijöitä ja irtisanomalla niitä, jotka eivät täytä odotuksia.
Uusien työntekijöiden tarpeen tunnistaminen on yleensä henkilöstöhallinnon ensimmäinen rooli. Tämä edellyttää nykyisen henkilöstön työtaakan arvioimista sen määrittämiseksi, saavuttavatko he tuottavuustavoitteet. Jos näitä tavoitteita ei saavuteta, henkilöstöosaston on päätettävä, riittääkö nykyisen henkilöstön vaihtaminen tavoitteiden saavuttamiseen vai tarvitaanko lisää työntekijöitä. Jos lisätyöntekijöitä tarvitaan, osaston on selvitettävä, palvelisivatko kokopäiväiset, osa-aikaiset vai määräaikaiset työntekijät parhaiten liiketoiminnan tarpeita.
Kun työntekijöiden tarve on todettu, henkilöstöhallinnon henkilöstöhallinnon seuraava osa on mahdollisten työntekijöiden rekrytointi. Tämä voi sisältää toimistojen välisen ilmoituksen lähettämisen, ilmoituksen sijoittamisen sanomalehteen tai online-työsivustoille tai uramessujen järjestämisen laitoksessa tai paikallisessa hotellissa. Jälkimmäinen vaihtoehto on erityisen hyödyllinen silloin, kun täytettäviä paikkoja on useita. Osana tätä tehtävää on tehtävänkuvausten kirjoittaminen tarkasti ja mahdollisimman yksityiskohtaisesti, jotta mahdolliset hakijat tietävät heti, ovatko he päteviä tehtävään.
Potentiaalisten uusien työntekijöiden haastattelu on henkilöstöhallinnon tärkeä rooli ja saattaa olla aikaa vievin tehtävä. Selvitettyään hakemuksia ja ansioluetteloita löytääkseen pätevimmät ehdokkaat, johtaja alkaa suunnitella tapaamisia jokaisen kanssa. Haastattelun aikana johtajien tehtävänä on sekä selvittää, sopiiko ehdokas yritykseen että sopiiko yritys ehdokkaalle. Hakijalla voi olla vaikuttava pätevyysluettelo, mutta heiltä puuttuu sama visio kuin yrityksellä, mikä tekee heistä vähemmän kuin ihanteellinen.
Myös uusien työntekijöiden palkkaamisen jälkeen henkilöstöhallinnon rooli jatkuu. Osasto on yleensä vastuussa taustatarkastuksista, tarvittavien asiakirjojen keräämisestä ja uuden työntekijän asianmukaisen koulutuksen saamisesta tehtävään. Henkilöstöhallinnon osasto arvioi myös työntekijöiden ja työnantajan välisiä jatkuvia suhteita. Tapauksissa, joissa uusi tai nykyinen työntekijä lakkaa vastaamasta yrityksen tarpeisiin, henkilöstöosasto on yleensä vastuussa työntekijän irtisanomisesta.