Henkilöstönhallinnan tietojärjestelmä on joukko menettelyjä ja sovellettua tekniikkaa, joita henkilöstötyöntekijät käyttävät yrityksen tai organisaation työntekijöiden tietojen seurantaan ja järjestämiseen. Nämä tiedot voivat sisältää palkanlaskentatietoja, veroasiakirjoja ja tietueita myönnetyistä eduista, kuten sairausvakuutuksista. Muita työntekijöitä koskevia tietoja säilytetään usein tämän tyyppisessä järjestelmässä säännöllistä suorituskyvyn arviointia varten. Nämä tietueet ovat yleensä ansioluetteloita ja kopioita alan sertifikaateista. Tämä henkilöstöhallinnon osa -alue käsittää sekä tietokoneohjelmiston käytön että rutiinikäytännöt asiaankuuluvien tietojen syöttämiseen ja päivittämiseen.
Yritykset, joilla on paljon työntekijöitä, tarvitsevat usein erillisen henkilöstöosaston pitämään tarkat tiedot kaikista tiedoista. Työskentely henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän kanssa edellyttää sekä hyvää tekniikan hallintaa että kykyä hakea tarvittavat tiedot nopeasti. Näihin henkilöstötehtäviin suunniteltu ohjelmistopaketti koostuu tyypillisesti linkitetyistä tietokannoista, jotka sisältävät erilaisia tietoja. Yhdessä tietokannassa voi olla tallennettuja palkkatietoja, jotka on linkitetty toiseen tietokantaan ja jotka sisältävät tietoja esimerkiksi pidätetyistä veroista. Henkilöstö vastaa siitä, että nämä työvoimatiedot ovat ajan tasalla ja tarkkoja.
Sen lisäksi, että HR -henkilöstön on säännöllisesti ylläpidettävä tietoja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmässä, sen on myös suoritettava tiettyjä kyselyitä, jotka hakevat tiettyjä tietoja. Asennetun järjestelmän tyypistä riippuen he voivat kysyä näitä tietoja komennoilla, kuten strukturoidulla kyselykielellä (SQL) tai vastaavalla tietokannan ohjelmointikielellä. Muilla henkilöstöhallintaohjelmistoilla on graafinen käyttöliittymä, jossa on ominaisuuksia lomakkeiden, taulukoiden, kaavioiden ja raporttien luomiseen ja tallentamiseen. Kun henkilöstöpäällikkö haluaa säilyttää skannatut kopiot työntekijöiden ansioluetteloista ja vastaavista asiakirjoista, tietojärjestelmä sisältää usein optisen merkkintunnistuksen (OCR) kyvyn luoda haettavissa olevia sähköisiä kopioita.
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmällä on myös tärkeä rooli yrityksen palkkaus- ja irtisanomiskäytännöissä. Monet yritykset käyttävät tämän tyyppisten ohjelmien tekstintunnistusominaisuuksia skannatakseen ansioluetteloita määritettyjen avainsanojen varalta. Hakijoilla, joiden ansioluetteloissa on avainsanahakuja, on usein paremmat mahdollisuudet saada haastattelukutsu. Jotkut yritykset käyttävät tätä tekniikkaa seuratakseen ja tallentaakseen työntekijöiden suorittamia uusia sertifiointeja, etenkin maksullisia. Työntekijät, jotka saattavat vaatia kurinpitotoimia tai neuvontaa, myös pitävät näitä tietoja usein kirjattuna sähköisiin henkilöstöhallintoihinsa henkilöstöosastolla.