Mitä enemmän yritys kasvaa ja mitä enemmän sillä on työntekijöitä, sitä enemmän se tarvitsee työntekijöiden tarpeiden hallintaa. Yksi tehokkaimmista ja teknologisesti kehittyneimmistä tavoista täyttää tämä tarve on käyttää henkilöstöohjelmistoja.
Yksinkertaisesti sanottuna henkilöstöohjelmisto on yksi tai sarja sovelluksia, jotka automatisoivat monia toimistotyötä ja/tai kirjanpitotehtäviä, jotka aiemmin suorittivat lahjakkaat ja huolehtivat ihmiset. Aikataulut, palkat, lomapyynnöt ja laskut voidaan käsitellä henkilöstöohjelmistolla. Tietokoneen antaminen suorittaa nämä tehtävät paitsi nopeuttaa niiden suorittamista nopeammin – kun otetaan huomioon tietokoneen luontainen kyky suorittaa monia tehtäviä n: n asteen verran – mutta myös vapauttaa ihmiset, jotka aiemmin tekivät näitä asioita muihin tehtäviin. Tämä on tärkeä tapa yrityksille päästä eteenpäin, kun teknologia auttaa heitä luomaan enemmän aikaa uusille haasteille.
Saatavilla on myös muunlaisia henkilöstöohjelmistoja: joidenkin sovellusten avulla työntekijät voivat hallita päivittäistä toimintaansa tehokkaammin. Tämä henkilöstöohjelmisto on keskittynyt enemmän yksilöihin ja voi hallita tapaamisia ja tehtävälistoja, seurata asiakas- ja yhteystietoja sekä asettaa hälytyksiä ja muistutuksia tärkeistä toiminnoista, kuten kokouksista ja neuvottelupuheluista. Tässä tapauksessa henkilöstöohjelmisto tulee sihteerin tilalle. Käytännössä sihteeri on tietokone.
Henkilöstöohjelmistojen ensisijainen etu on sähköisen tietueen luominen kaikista sen käsittelemistä toiminnoista. Sen sijaan, että luottaisivat paperi-, tiedosto-, kansio- ja arkistojärjestelmään, työntekijät voivat sen sijaan luottaa virtuaalisiin vastaaviin tietokoneisiin ja palvelimiin sekä varmuuskopiointijärjestelmiin, jotka yhdessä vievät paljon vähemmän tilaa ja joiden ylläpito vaatii paljon vähemmän vaivaa kuin fyysiset -maailman kollegat. Niin kauan kuin työntekijät ottavat käyttöön asianmukaiset menetelmät tietojen seuraamiseksi ja tallentamiseksi, noin 20 vuotta sitten kirjoitetun laskun löytäminen on vain muutaman hiiren napsautuksen päässä – kaukana siitä, että seulotaan kellarikerroksessa tai varastossa olevia pölyisiä laatikoita.
Hyvin harvat työpaikat ovat kuitenkin paperittomia, vaikka ne voivat varmasti hyödyntää nykyistä teknologista kehitystä. Monet ihmiset tekevät paperikopioita laskuista, laskuista, tapaamisista, kokousmuistioista ja muista työpäivämaailman digitaalisista tietueista. Sivujen määrää voidaan kuitenkin vähentää henkilöstöohjelmiston ansiosta.
Yksi henkilöstöohjelmiston haittapuoli on se, että se ei monissa tapauksissa ole täysin mobiili. Ammattilaiset, jotka matkustavat usein ja luottavat liiketoimintaan matkapuhelimiin, kannettaviin tietokoneisiin ja henkilökohtaisiin digitaalisiin avustajiin (PDA), saattavat joutua vammautumaan henkilöstöohjelmistojen puutteesta tien päällä. Älypuhelimet voivat ratkaista tämän ongelman jossain määrin, koska ne voivat käyttää tavallisten ohjelmistosovellusten mobiiliversioita, mukaan lukien jotkut henkilöstöohjelmistoversiot. Nämä puhelimet voivat myös tarjota verkkoselaustoimintoja, jolloin liikkuvat työntekijät voivat käyttää verkkopohjaista henkilöstöohjelmistoa.