Henkilöstöportaali on yksityinen verkkosivusto, jota käytetään tarjoamaan henkilöstön jäsenille pääsy tärkeisiin tietoihin. Henkilöstöportaalit voivat olla käytettävissä vain sisäisissä verkoissa tai ne voidaan suunnitella käytettäväksi mistä tahansa Internet-yhteensopivasta tietokoneesta. Päästäkseen henkilöstöportaaliin ihmiset tarvitsevat yleensä yrityksen tietotekniikkaosaston antaman käyttäjänimen ja salasanan. Henkilöstöportaalissa voidaan säilyttää monenlaisia tietoja työntekijöiden käsikirjoista aina ajantasaisiin tietoihin etuuksista.
Useat yritykset suunnittelevat yleisiä henkilöstöportaaleja, jotka yritykset voivat asentaa, ja yritykset voivat myös suunnitella omia. Henkilöstöportaalin tavoitteena on tarjota ihmisille mahdollisuus saada tietoja, joita he voivat tarvita työnsä aikana. Tietojen digitointi voi säästää paperia ja vähentää jätettä sen lisäksi, että ihmiset voivat käyttää niitä missä ja milloin tahansa. Lisäksi työntekijät voivat pitää henkilöstöportaaleja hyödyllisinä seuraamaan esimerkiksi työtunteja, palkkahistoriaa ja niin edelleen.
Joitakin esimerkkejä asioista, joita työnantajat voivat lisätä henkilöstöportaaliin, ovat: aikataulut, työntekijöiden käsikirjat, muistiinpanot, palkkatiedot, etuustiedot, yrityksen käytännöt ja uutiset. Tietotekniikkahenkilöstö vastaa tyypillisesti henkilöstöportaalin hallinnoinnista. He pitävät sen ajan tasalla, tunnistavat tietoturvaongelmat, korjaavat vikoja niiden ilmetessä ja auttavat työntekijöitä, joilla on vaikeuksia päästä käsiksi sen lisäksi, että ne antavat käyttäjätunnuksia ja salasanoja uusille työntekijöille ja poistavat vanhoja työntekijöitä pääsyluetteloista.
Portaalit voivat sisältää kurssimoduuleja, joiden avulla työntekijät voivat ottaa kursseja portaalin kautta. Nämä moduulit voivat olla osa vaadittua työntekijöiden koulutusta tai tarjota lisävaihtoehtona työntekijöille, jotka haluavat parantaa työsuoritustaan. Tietokilpailuja ja valintaikkunoita käytetään vahvistamaan työntekijöiden ymmärrystä. Kehotuksia voidaan käyttää myös muistioiden kanssa, jotta työnantajat tietävät, milloin työntekijät lukevat muistioita. Tästä voi olla hyötyä tarkistettaessa tietojen täydellinen jakautuminen henkilöstölle.
Henkilöstöportaalit voivat sisältää luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja. Työntekijöitä voidaan ohjata kirjautumaan aina ulos, kun he ovat valmiita, välttämään portaalin näyttämistä muille kuin työntekijöille ja pitämään käyttäjänimensä ja salasanansa turvassa. Henkilöstöportaaleilla voi olla tiettyjen työntekijöiden avoimia pääsyrajoituksia vain siellä, missä säilytetään erittäin arkaluonteisia tietoja. Suojauskerrosten luominen antaa työnantajille mahdollisuuden suojata erityisen arkaluonteisia tietoja sekä antaa työntekijöille pääsyn lukittuja alueita, joissa he voivat keskustella ja käsitellä kiinnostavia asioita sallimatta koko henkilöstön nähdä näitä alueita.