Suuret organisaatiot käyttävät tyypillisesti henkilöstöryhmää erilaisten työntekijöiden määrittämiseen. Tämän termin kehittäminen liittyy läheisesti henkilöstötietojärjestelmien (HRIS) käyttöönottoon, mikä on mullistanut henkilöstöliiketoimintaprosessit monissa yrityksissä. Henkilöstöryhmää käytetään vastaamaan kolmeen ajotarpeeseen: luoda menetelmä tunnistaa työntekijät, joilla on tiettyjä yhteisiä toimintoja, mahdollistaa helpompi ylläpito ja testaus sekä seurata toimintaa ryhmittäin.
Henkilöstöryhmää määriteltäessä helpoin tapa tehdä tämä on tarkistaa organisaatiorakenne korkealla tasolla. Liittoutuneet ryhmät ovat helppo paikka aloittaa, sillä ammattiryhmissä kaikilla työntekijöillä on yhteiset työehdot. Tämä voi sisältää lomaoikeuden, ylityön laskemista koskevat säännöt, ammattiliiton jäsenmaksut ja eläkevaatimukset.
Henkilöstöryhmän määrittelyssä käytetty nimikkeistö vaihtelee, ja käytössä olevan HR -ohjelmiston mukaan merkkien lukumäärä voi olla rajoitettu. Yleensä useimmat organisaatiot käyttävät ammattiliittojen lyhennettä tai ensisijaisen aseman kuvausta henkilöstöryhmien tunnistamiseen. Vaikka numerosarjaa voidaan käyttää, siitä voi nopeasti tulla hyvin monimutkaista henkilöstöhenkilöstölle, data -arkkitehdeille ja muille henkilöille, joiden on käsiteltävä tietoja.
Kun ammattiryhmille on määritetty ainutlaatuinen henkilöstöryhmä, seuraava vaihe on määritellä ryhmät jäljelle jääville työntekijöille. Tätä tarkoitusta varten käytetään erilaisia menetelmiä organisaation monimutkaisuudesta riippuen. Katso eri tehtäviä tai työnkuvauksia ja tunnista yhteisiä piirteitä, jotka kattavat useita työntekijöitä. Näiden yhteisten piirteiden tulisi olla sellaisia asioita, joista yrityksen on voitava luoda ainutlaatuisia raportteja. Varapresidentin ja ylemmän tason johtajat on usein koottu yhteen henkilöstöryhmään.
Vältä henkilöstöryhmän luomista sijainnin tai vastaavan raportointirakenteen mukaan. Nämä yhteiset piirteet on jo tunnistettu postiosoitteen, sijaintiosoittimien ja tehtävänumeroiden tai nimikkeen perusteella. Sen sijaan katso yksi taso korkeammalle keskittyen samanlaisiin etuusohjelman kelpoisuuksiin tai työtehtäviin.
Henkilöstöryhmät on järjestettävä rakenteeseen, joka jäljittelee mahdollisimman tarkasti todellista organisaatiorakennetta. Vaihtoehtoja pitäisi olla, jotta raportit voidaan suorittaa organisaatiorakenteen eri haaroille ja tarvittaessa kerätä useita henkilöstöryhmiä yhteen. Yhteenvetoraportit on tyypillisesti ohjelmoitu käyttämään hierarkiarakennetta näiden tarpeiden täyttämiseksi, ja ne voidaan sisällyttää raportoinnin valintanäyttöihin.
On tärkeää tunnistaa henkilöstöryhmät oikein, koska kaikki muutokset ryhmän yhteisiin piirteisiin voidaan muuttaa kerran ja soveltaa kaikkia tämän ryhmän työntekijöitä. Jos esimerkiksi koko ammattiliittoon kuuluva henkilöstö on oikeutettu vuotuiseen palkankorotukseen, tätä muutosta voidaan soveltaa tiettyyn henkilöstöryhmään. Tämä yksinkertaistaa huomattavasti ohjelmointi-, testaus- ja viestintävaatimuksia.