Henkilötietojen hallinta on sähköinen rekisterinpitäjä, sellainen ota mukaan -arkistointijärjestelmä, jonka eiliset johtajat toivovat olleen kämmenissään. PIM, sen lyhenteen mukaan, voi olla niin yksinkertainen kuin ohjelmistosovellus tai monimutkainen kuin koko laite.
Henkilökohtaisten tietojen hallintaohjelmistojen yleisiä versioita ovat Microsoft Outlook ja Entourage, jotka ovat ensisijaisesti sähköpostiohjelmia, mutta voivat myös tarjota palveluita, kuten osoitekirjoja, kalentereita, muistutuksia sekä tietojen seurantaa ja tallennusta. Toinen ohjelmistopohjainen PIM on muun muassa Yahoo!:n tarjoama online-versio. Täältä löydät samanlaisia palveluita, joita Microsoftin tuotteet tarjoavat, sekä tiettyjä erottavia ominaisuuksia, kuten musiikkia, elokuvia ja pelejä. Microsoft tarjoaa tästä oman versionsa MSN-verkon kautta. Tällä tavalla matkapuhelimet simuloivat Internet-valmiita koneita.
Online-henkilötietojen hallinnan etuna on siirrettävyys: Pääset käsiksi tietoihisi, vaikka et olisi lähelläkään ensisijaista tietokonettasi; Tämän avulla voit myös synkronoida tietosi laitteiden välillä – mahdollistaen esimerkiksi tietojen siirron PC:stä kannettavaan tietokoneeseen tai kannettavasta tietokoneesta kämmentietokoneeseen. Online-PIM:n haittana on, että se vaatii Internet-yhteyden, mikä tarkoittaa, että tiedonsiirto on mahdotonta, jos olet langallisen tai Wi-Fi-alueen ulkopuolella.
Kädessä pidettävien PIM-laitteiden toimintoja on useita. Jotkut yksinkertaisimmista nykyään ovat matkapuhelimet, jotka muistuttavat yhä enemmän miniatyyrejä kannettavia tietokoneita. Useimmat matkapuhelinvalmistajat tarjoavat yhdessä suurimpien online-läsnäolon kanssa ohjelmistopaketteja, jotka mahdollistavat ennennäkemättömän henkilökohtaisten tietojen hallintatoiminnon. Joissakin näistä puhelimen PIM:istä on näppäimistöt, jotka ovat melko pieniä, mutta voivat silti toimia yhtä hyvin kuin täysikokoinen versio kannettavalla tai pöytätietokoneella. Puhelinvalmistajat näkevät joskus paljon vaivaa piilottaakseen näppäimistön asettamalla sen tiettyyn puhelimen osaan, kuten käyttöliittymän alaosaan, tai asentamalla sen taitettavan puhelimen yläosaan.
Perinteisempi kädessä pidettävä henkilötietojen hallintaohjelma on PDA tai henkilökohtainen työpöytäassistentti. Tämä on yleensä matkapuhelinta suurempi laite, joka sisältää näppäimistön ja dataportin PC:hen yhdistämistä varten. Yksi tunnetuimmista kämmentietokoneista on Blackberry. Toinen on Palm Pilot. Näissä PDA:issa on perinteisesti enemmän toimintoja ja muistia kuin matkapuhelimissa.
Kaikki nämä laitteet antavat sinun paitsi ottaa toimistotiedostosi mukaasi, mutta myös käyttää niitä tarvittaessa ilman perinteistä Internet-yhteyttä. Satelliittitekniikan taikuuden avulla voit nyt surffata verkossa ilman johtoja ja jopa ilman Wi-Fi-yhteyttä. Henkilötietojen hallintaohjelma toimii tukiasemana.