Tarjousmalli on pääpiirteinen asiakirjamuoto, jota organisaatiot käyttävät tarjouksen tekemisessä joko rahoituksen saamiseksi hankkeelle tai voittaakseen kaupallisen hankkeen. Joissakin tapauksissa kilpailevia tarjouksia harkitsevan organisaation julkaisema vakiotarjousmalli. Muissa tapauksissa tarjoajilla voi olla omia malleja, joita käytetään tarjouksiin useissa tilanteissa.
Yksinkertaisin tarjousmallin muoto on se, joka joko sisältyy kaupallisiin toimistoasiakirjojen ohjelmistoihin tai tuotetaan itsenäisesti. Yleensä nämä ovat vain asiakirjoja, jotka sisältävät suurimman osan muodollisen tarjouksen kattamista asioista. Joissakin tapauksissa malli voidaan määrittää toimimaan yrityksen tietokannan kanssa, jotta tietokone voi hakea ja lisätä tarvittavat tiedot automaattisesti. Vaikka tämän mallin käyttäminen voi olla yksinkertainen ja helppo vaihtoehto erityisesti organisaatioille, joilla ei ole resursseja, se ei aina löydä kaikkia tietoja, jotka joko tarjoajaorganisaatio haluaa antaa tai joita tarjouksia harkitseva organisaatio haluaa saada.
Toinen vaihtoehto on, että organisaatiolla, joka tekee useita tarjouksia useiden organisaatioiden kanssa, on oma hintatarjousmalli. Tämä on vakioasiakirja, joka on kaikkien henkilöstön saatavilla ja jota se käyttää. Suurin etu tässä on se, että se helpottaa johtajien ja talousosastojen tarjousten tarkastelua ennen niiden hyväksymistä toimitettavaksi. Se varmistaa myös, että vähemmän kokenut henkilökunta sisällyttää kaikki tiedot, jotka yrityksen mielestä on tärkeää mainita tarjouksissa.
Joissakin tapauksissa tarjouksia harkitseva organisaatio julkaisee oman vakiomallisen hintatarjousmallin. Näin varmistetaan, että se vastaanottaa tarjoukset yhtenäisessä muodossa ja että tarjoajilta pyydetään tietoja, joita organisaation on arvioitava kunkin tarjouksen osalta. Tämä järjestelmä voi olla ongelmallinen, jos malli toimii oikein vain, jos sitä käytetään tietyissä asiakirjojen muokkausohjelmistoissa, varsinkin jos kyseessä on julkinen organisaatio, jonka on tehtävä tarjousprosessinsa kaikkien tarjoajien saataville. Tällaisten mallien on myös mahdollistettava jonkin verran joustavuutta sellaisten tarjoajien kanssa, joiden on toimitettava tietoja, jotka eivät kuulu muotoon.
Näistä ongelmista huolimatta tarjouksen tekevän organisaation tulisi aina käyttää lähes aina toimitettua tarjousmallia. Jos näin ei tehdä, tarjous hylätään automaattisesti, erityisesti silloin, kun tarjoajia on paljon. Tarjousmallin huolellinen tutkiminen ja täyttäminen voi myös antaa jonkin verran tietoa siitä, mitä tarjouksia arvioiva organisaatio etsii, jolloin tarjoaja saa paremmat mahdollisuudet räätälöidä tarjouksensa.