Hotellin vastaanottovirkailija on tyypillisesti se, joka työskentelee laitoksen, kuten majatalon, hotellin, motellin tai lomakeskuksen, vastaanotossa. Virkailija on ensisijaisesti vastuussa vieraiden tarkastamisesta laitokseen ja sieltä ulos sekä erinomaisen asiakaspalvelun tarjoamisesta. Monta kertaa pöydän virkailija on yksi harvoista ihmisistä, jotka vieraat näkevät hotellissa, joten heidän on edustettava yritystä hyvin.
Sisäänkirjautumisen yhteydessä hotellin vastaanottovirkailijan on kerättävä vierailta tietoja, kuten varausnumero, heidän nimet ja puhelinnumerot sekä maksutiedot. Hän voi olla vastuussa kassalaatikon ylläpidosta ja kirjanpidosta. Lisäksi asiakkaiden on vastaanotettava huoneensa avaimet sisäänkirjautumisen yhteydessä sekä kaikki asiaankuuluvat tiedot hotellista. Heille annetaan tietoa sisään- ja uloskirjautumisajoista sekä mahdollisista aterioista tai ravintoloista.
Hotellin vastaanottovirkailijan on todennäköisesti vastattava puhelimiin koko päivän ajan vastatakseen kaikkiin kysymyksiin ja tehdäkseen uusia varauksia. Vieraat voivat myös pysähtyä vastaanotossa kysyäkseen kysymyksiä, joten työpöydän virkailijan on pidettävä työalue puhtaana ja siistinä. Jos hotelli tarjoaa lisäpalveluja, kuten kylpylän tai huonepalvelun, vieraat voivat pyytää pöytäkirjoittajan apua niiden asettamisessa. Lisäksi työpöydän virkailijan on kyettävä ratkaisemaan vieraan mahdolliset ongelmat oleskelunsa aikana.
Hotellin vastaanottovirkailijoilla tulee olla laaja tietämys alueesta, jolla hotelli sijaitsee, jos asiakas kysyy paikallisista nähtävyyksistä. Kun asiakkaat kirjautuvat ulos, hotellin vastaanottovirkailijan on suoritettava maksamattomat saldot huoneestaan ja esitettävä kysymyksiä varmistaakseen, että vierailla oli miellyttävä oleskelu. Koska tämä työ vaatii jatkuvaa vuorovaikutusta ihmisten kanssa, mukaan lukien vieraat ja muut hotellin henkilökunnan jäsenet, on tärkeää, että työpöytävirkailija on miellyttävä, kunnioittava ja kohtelias.
Yleensä hotellivirkailijoilla on lukion tutkintotodistus tai vastaava. He voivat työskennellä kokopäiväisesti tai osa -aikaisesti yrityksen tarpeiden mukaan. Ne, jotka ovat menestyviä kirjoitusvirkailijoita, jotka hoitavat tehtävänsä hyvin ja saapuvat aina töihin ajoissa, saattavat pystyä siirtymään ylöspäin ja löytämään lisää työmahdollisuuksia hotellin valvoja- tai johtotehtävissä.