Tärkein syy HR -suunnittelun toteuttamiseen on se, että se auttaa yhteisöjä saavuttamaan organisaation tavoitteet. Tämäntyyppinen suunnittelu yhdistää henkilöstöhallinnon organisaation todellisiin toimintaprosesseihin. Monet yritykset ovat havainneet henkilöstösuunnittelun avulla, että ne voivat määritellä, mitkä tavoitteet on saavutettava tietyn ajanjakson aikana, ja samalla sovittaa yhteen, mitä henkilöresursseja tarvitaan näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Jotkut tärkeimmistä syistä tämän tyyppisen suunnittelun toteuttamiseen ovat epävarmuuden ja muutosten torjuminen, urakehityksen ja työntekijöiden säilyttämismenetelmien maksimoiminen sekä innovatiivisen ajattelun edistäminen organisaatiossa. Henkilöstösuunnittelun merkitys tuntuu myös silloin, kun on vähennettävä menetelmiä.
Monet yritykset kestävät muutoksen ympäröivän epävarmuuden ennen kuin ymmärtävät HR -suunnittelun tärkeyden. Muutos voi olla taistelua kaikenlaisille organisaatioille, erityisesti niille, jotka ovat laajentumassa tai jotka ovat toiminnassa pitkään. Henkilöstösuunnittelulla on kyky torjua tai hallita tätä epävarmuutta, koska se valmistautuu mahdollisimman suureen muutokseen ja järjestää oikean määrän henkilöresursseja sen käsittelemiseksi. Oikeat resurssit oikeassa paikassa oikeaan aikaan voivat helpottaa muutosten käsittelyä ja osoittaa HR -suunnittelun selkeän tärkeyden.
Uran kehittymisen maksimointi organisaatiossa ja työntekijöiden säilyttäminen ovat muita tärkeitä syitä käyttää tällaista suunnittelua. Henkilöstösuunnittelu on auttanut monia yrityksiä selvittämään, mitkä alemman tason työntekijät voivat olla tulevia organisaation johtajia. Tämä on kriittinen askel, jotta yrityksen olennaiset tehtävät voidaan täyttää, kun ne avautuvat. Työntekijöiden säilyttämistä parannetaan usein myös henkilöstösuunnittelulla, koska sen avulla johto voi tunnistaa tuottavat työntekijät ja motivoida heitä jatkamaan ahkeraa työskentelyään.
Henkilöstösuunnittelun merkitys monille yrityksille näkyy pääasiassa niiden saaman innovatiivisen ajattelun kautta. Tällaista ajattelua saadaan aikaan, kun päätöksentekomenetelmien ja käytettävissä olevien resurssien välillä ilmenee ongelmia; valmistautumalla ja odottamalla johto tietää, onko heillä resursseja uusien hankkeiden toteuttamiseen. Monet yritykset huomaavat, että ajatteluprosesseja parantamalla kehitetään suuria ideoita. Usein nämä ajatukset ovat johtaneet siihen, että pienyrityksistä on tullut suuria yrityksiä.
Vaikka yritykset eivät laajenekaan, HR -suunnittelun merkitys tuntuu edelleen; tämä pätee erityisesti vähennysaikoina. Henkilöstösuunnittelu auttaa organisaatioita leikkaamaan sopivia työntekijöitä mahdollisimman kivuttomalla tavalla ja samalla suojaamaan yritystä kestäviltä haitallisilta vaikutuksilta. Kun tunnistetaan, mitkä työntekijät on koulutettava uudelleen, päästettävä irti tai siirrettävä, henkilöstövähennys voi tapahtua tehokkaammin.