Henkilöstötietojärjestelmä, yleisemmin HRIS -järjestelmä, on tietokanta, joka on suunniteltu mahdollistamaan kaikenlaisten henkilöstötietojen seuranta. Koska HRIS -järjestelmä voidaan räätälöidä vastaamaan monenlaisia henkilöstötarpeita, järjestelmä on mahdollista mukauttaa mihin tahansa yritykseen tai toimialaan. HRIS -järjestelmä pystyy tunnistamaan ja seuraamaan kontakteja hakijoiden kanssa, ylläpitämään olennaisia tietoja kunkin työntekijän tilasta yrityksessä ja helpottamaan henkilöstöhallinnon prosessia yleensä paljon helpommin.
Yksi HRIS -järjestelmän houkuttelevimmista piirteistä on helppo muokata. Järjestelmästä voidaan tehdä niin kattava kuin työnantaja haluaa. Tämä saavutetaan tunnistamalla ja lisäämällä tiettyjä moduuleja järjestelmään ja aktivoimalla kuhunkin moduuliin liittyvät ominaisuudet. Jos esimerkiksi HRIS -järjestelmän on seurattava uusien työntekijöiden ja nykyisten työntekijöiden koulutustoimintoja, suunnitteluohjelmistomoduuli mahdollistaa kokonaisvaltaisen koulutusohjelman suunnittelun ja myös sen, kuka on osallistunut ja suorittanut onnistuneesti kunkin ohjelman osan .
HRIS -järjestelmä pystyy käsittelemään kaikenlaisia henkilöstötoimintoja. Mahdollisuudet alkavat rekrytointiprosessista, mikä helpottaa hakijoiden seurantaa alkuperäisen hakemuksen jättämisestä aina työn tarjoamisen kautta. Työntekijöiden raportoinnin osalta HRIS voi säilyttää tietoja työntekijöiden arvioinneista, siirtopyynnöistä toiselle osastolle tai sisäisestä ylennysohjelmasta. Tämäntyyppisten raportointitoimintojen ansiosta HRIS -järjestelmän käyttäjä voi tarkastella ja tarkastella tietyn työntekijän koko historiaa hakemuksen jättämisestä kaikkien ylennysten, arviointien ja palkankorotusten kautta. Järjestelmän avulla voidaan jopa tunnistaa työntekijälle myönnetyt tuottavuuspalkinnot sekä mahdolliset bonukset, jotka työntekijä voi saada ansio -ohjelmaan osallistumisen seurauksena.
Kaikkia HRIS -järjestelmän moduuleja ei tarvitse aktivoida alkuasetusten aikana. Kun yritys kasvaa ja henkilöstötoimintojen valikoima alkaa laajentua, on mahdollista aktivoida lisämoduuleja tarpeen mukaan. Tämän ansiosta järjestelmä voi kasvaa yrityksen mukana ja pitää henkilöstöhallinnon prosessin yksinkertaisena myös liiketoiminnan laajentuessa.