Yrityksen johtaminen on monilla merkittävillä tavoilla paljon monimutkaisempaa kuin ennen. Yrityksen johtajien aika- ja vaivaa koskevat vaatimukset ovat korkeammat kuin koskaan ennen, mutta myös työntekijöiden tarpeet ovat korkeammat.
Nykyaikainen tekniikka on saatavilla vastaamaan näihin uusiin tarpeisiin. Yksi tämän teknologisen avun tärkeimmistä muodoista on henkilöstöhallintojärjestelmä eli HRMS. Tämä kätevä ohjelmistosovellus auttaa hämmentynyttä työnantajaa hoitamaan monia henkilöstötoimintoja yhdellä kätevällä työkalulla. Sen sijaan, että työnantaja voisi seurata työntekijöiden läsnäoloa yhdessä tietokantaohjelmassa ja työntekijöiden suorituskyvyn arviointeja toisessa tekstinkäsittelyohjelmassa, se voi HRMS: n avulla yhdistää nämä tiedot yhteen kätevään työntekijäprofiilijärjestelmään.
HRMS: n avulla työnantaja voi määrittää palkka- ja etujärjestelmiä, luoda ja hallita koulutusjärjestelmiä ja jopa seurata suorituskykyarvioita. Sovellukset kattavat yksinkertaisen ajan ja läsnäolon seurannan kokonaisiin seuranta- ja tietojärjestelmiin. Jotkut näistä sovelluksista ovat muokattavissa, joten työnantajat voivat seurata sellaisia tietoja kuin työntekijöiden henkilökohtaiset historiat, taidot ja työpaikan asetukset. Tällainen sähköinen tietojen seuranta helpottaa työntekijöiden tarpeiden hallintaa ja antaa työnantajille mahdollisuuden keskittyä muihin tarpeisiin. Joissakin tapauksissa HRMS: n käyttö voi tarkoittaa yhtä työntekijää vähemmän, jonka työnantaja tarvitsee palkata.
Vaikka työnantajalla olisi henkilöstöjohtaja, HRMS voi virtaviivaistaa työntekijöiden palkanlaskennan, etujen ja tietojen tarkistamisen. Ainakin HRMS -paketti voi auttaa poistamaan henkilöresurssien paperityön tarpeen. Ja mitä suurempi yritys, sitä suurempi on työntekijöiden määrä ja sitä enemmän tarvitaan HRMS: ää.
Tietyt HRMS -sovellukset mahdollistavat myös työntekijöiden hallita tiettyjä osia omasta tietoprofiilistaan. Esimerkiksi jotkut yliopistot käyttävät HRMS -ohjelmistoa, johon työntekijät voivat saada rajoitetun pääsyn muuttaakseen yhteystietoja, kuten nimen, osoitteen ja puhelinnumeron. Muut monimutkaisemmat HRMS -sovellukset mahdollistavat työntekijöille pätevän pääsyn yrityksen työluetteloihin sekä tarkastella että hakea.