Palvelutoimisto on liiketila, jossa on kalusteet ja laitteet. Sen sijaan, että perinteinen tapa, jonka mukaan yritys muuttaa toimistopakettiin ja joutuu kalustamaan ja varustamaan sen, sekä järjestämään iltaisin siivous, elintarvikkeiden toimitus, tarvikkeiden varastointi, vakuutusmaksut ja vastaavat, tila huolletaan. Yhtiö maksaa palvelun, joka käsittelee kaikki toimivan, täysin varustetun toimiston toiminnalliset yksityiskohdat, jotta se voi keskittyä liiketoiminnan johtamiseen. Toinen huoltotoimiston keskeinen osa on se, että vuokrasopimus on joustava yrityksen tarpeisiin.
Tyypilliset vuokrasopimukset huoltotoimistoissa ovat yleensä muutama kuukausi kuin kolme, viisi tai 10 vuotta perinteisten liiketilojen osalta. Joustavien leasing -ehtojen mukaisen ”välittömän toimiston” ajattelu on hyvä tapa ymmärtää, mitä tämän tyyppiseen järjestelyyn sisältyy. Yritys saa kaikki yksityiskohdat uuden toimistotilan perustamisesta heille. Vaikka yritysten on maksettava tästä palvelusta, ne säästävät usein rahaa, koska ei tarvitse käyttää tuhansia dollareita toimistokalusteisiin, jotka sisältävät kennoja ja säilytyskappaleita.
Jopa kustannukset, jotka aiheutuvat suuren kokoushuoneen kalustamisesta, jossa on pöytä ja tuolit, jotka sopivat asiakkaiden kokouksiin, voivat olla merkittävä hankinta. Kaikkien kalusteiden ja laitteiden käyttäminen halutulla vuokrasuunnitelmallaan on toinen suuri etu huolletusta toimistojärjestelystä. Jos yritys tarvitsee vain tilapäisesti kalustetun tilan, sinun ei tarvitse huolehtia siitä, sopivatko toimiston kalusteet pysyvämpään.
Pienten yksityiskohtien kattavuus, kuten sen varmistaminen, että lounashuoneessa on ruokaa ja pesutiloissa paperitavarat, on toinen hyvä asia huolletun toimiston saamisesta. Yhtiö tekee valintoja ja neuvottelee hinnoista palvelun toimistotoimittajan kanssa kerran, ja sen tehtävänä on korkeintaan kirjoittaa sekki kerran kuukaudessa. Tietystä järjestelystä riippuen tarjottavat palvelut voivat sisältää tietokonejärjestelmän, joka täyttää yrityksen tarkat vaatimukset. Joissakin huollettuissa toimistoissa on jopa vastaanottovirkailija tai muu hallintohenkilöstö sekä vastaanottotarvikkeet ja -kalusteet.
Huoltotoimiston mukavuus voi olla erityisen edullista yritykselle, jolla on maailmanlaajuinen ulottuvuus. Toiselta sivukonttorilta muualla maailmassa siirtyvät toimistopäälliköt voivat muuttaa pienellä vaivalla ja säästää työaikaansa keskittyäkseen liiketoimintaan. Omistajat ja ylin johto pitävät usein huoltotoimiston ostamista kustannustehokkaampana kuin korkeapalkkaiset johtajat tekevät uudelleenjärjestelyjä. Kun toimisto on perustettu ja kaikki siihen liittyvät palvelut hoitaa tavarantoimittaja, johtajat voivat vapaasti suorittaa ne tehtävät, joista heille on ensisijaisesti maksettu, kuten valvoa henkilöstöä yrityksen tavaroiden tai palvelujen tuotannon lisäämiseksi.