Julkisten sopimusten hallinta on prosessi, jolla hallinnoidaan sopimusta tavaroiden tai palvelujen toimittamisesta yksityisen osapuolen ja julkisyhteisön välillä, jotta voidaan noudattaa sopimuksessa määrättyjä menoja, vuokrausta, kirjanpitoa ja tilintarkastusvaatimuksia. Näillä sopimuksilla on tyypillisesti merkittäviä lakisääteisiä rajoituksia julkisten varojen käytölle sen suhteen, miten rahat käytetään ja miten sopimuspuoli voi toimia. Julkiset ja rikosoikeudelliset rangaistukset voivat johtua valtion varojen väärinkäytöstä, huonosta hallinnasta tai väärinkäytöstä. Sopimusten hallinnoinnilla pyritään varmistamaan, että on olemassa laillisuuksiin perehtynyt henkilö, joka pitää asianmukaista kirjanpitoa vaatimustenmukaisuuden osoittamiseksi tilintarkastuksen yhteydessä.
Yritys tai yksityishenkilö voi tehdä sopimuksen minkä tahansa lainkäyttöalueen valtion yksikön kanssa niin kauan kuin hallitus on valtuutettu tekemään sopimuksia tavaroista ja palveluista yksityiseltä sektorilta. Yhdysvalloissa yritys voi tehdä sopimuksen liittovaltion, osavaltion tai kaupungin hallitusten kanssa, kunhan yritys ensin käy läpi hyväksytyn myyjän prosessin jokaisen viranomaisen kanssa. Valtiosopimuksia pidetään yleensä turvallisena tulonlähteenä, koska valtio ei todennäköisesti pysty maksamaan velvollisuuttaan, mutta valtion sopimusten hallinnointivaatimukset ovat niin vaativia, että monet pienyritykset eivät kykene noudattamaan lakisääteisten ja kirjanpitovelvoitteiden kanssa.
Julkisten sopimusten hallinnan ensisijainen huolenaihe on noudattaminen. Jokaisella sopimuksella on omat parametrit, jotka perustuvat julkisiin tavoitteisiin ja rahoihin liittyviin tavoitteisiin. Esimerkiksi kaupunginhallituksen sopimus saattaa edellyttää, että vähintään 50 prosenttia sopimuksen parissa työskentelevistä ihmisistä tulee paikallisista yhteisöistä. Valtion koulutussopimus voi sisältää suorituskykyparametreja, kuten tietyn onnistumisasteen saavuttamisen. Näitä sopimuskohtaisia vaatimuksia on seurattava ja dokumentoitava, ja jotkin sopimukset edellyttävät säännöllistä raportointia näiden tavoitteiden saavuttamisesta.
Valtiosopimus sisältää erityisvaatimusten lisäksi implisiittisen velvoitteen noudattaa kyseisen hallituksen julkisten varojen käyttöä koskevia määräyksiä. Esimerkiksi Yhdysvaltain liittohallituksen myyjä ei voi syrjiä rekrytointia ja sen on noudatettava liittovaltion työturvallisuusstandardeja. Yrityksellä, jolla on useita sopimuksia eri lainkäyttöalueilla, on itse asiassa useita asiakkaita, joilla on useita tilejä, ja jokaisella asiakkaalla ja tilillä on erilaiset tarpeet. Jokainen niistä vaatii asiakastilien hallintapalveluja, jotka tässä yhteydessä ovat julkisten sopimusten hallinta.
Sopimusvalvojalla ei tarvitse olla oikeudellista taustaa, vaikka se voi olla erityisen hyödyllistä. Julkisten sopimusten hallinta on usein jaettu oikeudellisiin ja kirjanpitovelvollisuuksiin. Lakialoilla varmistetaan sopimusehtojen, kuten vuokrauksen, turvallisuusstandardien tai vakuutusvaatimusten, noudattaminen. Kirjanpitovelvollisuuksiin kuuluu varmistaa, että varojen menot ovat sopusoinnussa sopimuksen saamiseksi jätetyn talousarvion tai hintaehdotuksen kanssa ja että valtion varoja ei sekoiteta ja että ne käytetään vain sallittuihin kuluihin hyväksyttyinä määrinä.