Yritys voi tarvita suuren ajoneuvokannan, mutta sen ylläpitäminen voi olla vaikeaa. Tämä on kalustonhallintajärjestelmän päätehtävä, joka ottaa yrityksen ajoneuvot ja järjestää ne antamaan yritykselle ajoneuvojen seurantaominaisuudet, huoltoaikataulut ja muut kaluston perustarpeet. Kalustonhallintajärjestelmät voivat myös tarjota ajoneuvoja yritykselle, jos yritys ei halua ostaa omia.
Kalustonhallintajärjestelmän tärkein osa on ajoneuvojen seuranta. Nämä järjestelmät seuraavat ajoneuvon todellista sijaintia, polttoainetaloutta, keskinopeutta ja arvioitua saapumisaikaa (ETA). He tietävät myös, kenen yrityksen työntekijällä on ajoneuvo, milloin ja joskus miksi; Sen varmistaminen, että ajoneuvo on käytettävissä, kun työntekijä sitä tarvitsee, on toinen avaintoiminto. Nämä tiedot kerää ja analysoi kalustonhallintajärjestelmä, joka voi sitten ehdottaa tehokkuuden tai polttoainetalouden parantamista. Tämä järjestelmä voi myös seurata ajoneuvoa, jos se varastetaan, mutta sitä voidaan käyttää myös GPS: nä kuljettajan seuraamiseen.
Kalustonhallintajärjestelmät vastaavat joskus ajoneuvojen polttoaineen ajoittamisesta ja hyväksymisestä, huollosta ja korjauksista yrityksen talousarvion perusteella. Nämä yritykset antavat pienen kortin tai kirjasen, jossa on luettelo määräaikaishuollosta ja hyväksytyistä korjauksista. Tyypillisesti näissä kalustonhallintajärjestelmissä on tietty dollarin määrä korjauksia varten, joka on ennalta hyväksytty eikä vaadi lupaa. Kalustonhallintajärjestelmä voi myös myöntää työntekijöille luottokortin polttoaineen ostamiseen hyväksytyiltä myyjiltä.
Ajan myötä kaikkien ajoneuvojen arvo heikkenee. Osa kalustonhallintajärjestelmän tehtävistä sisältää tämän vuoden poiston laskemisen ja sen määrittämisen, milloin on aika puhdistaa kyseinen ajoneuvo kalustosta. Kalustonhallintajärjestelmillä on usein yhteyksiä autovalmistajiin, jotta he voivat käydä kauppaa kalustoajoneuvoilla ja lisätä uusia ajoneuvoja kalustoon alennettuun hintaan; he voivat myös tarjota yritykselle ajoneuvorahoitusta.
Yrityksissä, joissa ajaminen on osa päivittäistä tehtävää, monille työntekijöille maksetaan matkakorvaus kilometriä kohti. Kalustonhallintajärjestelmä vastaa tämän mittarilukeman seurannasta. Tällöin työntekijän ei tarvitse huolehtia siitä, että yritys lyhentää kilometrimääräään lokikirjan puuttuvan merkinnän vuoksi. Tämä seuraa myös vuosittain ajettuja kilometrejä, jotta voidaan laskea ajoneuvon poistot.
Kalustonhallintajärjestelmä seuraa näitä ajoneuvoja usein ajoneuvoon asennetun tietokoneen avulla. Tämä tietokone muodostaa yhteyden kalustonhallintatietokoneisiin satelliittiviestinnän kautta ja lähettää kaikki asiaankuuluvat tiedot. Kalustonhallintajärjestelmään toimitettujen tietojen asianmukainen käyttö auttaa yritystä säästämään rahaa ja virtaviivaistamaan suuren ajoneuvokannan hallintaa.