Kapasiteettikustannukset ovat kiinteitä kustannuksia, jotka liittyvät yrityksen jatkuvaan toimintaan. Tämän tyyppisissä kustannuksissa ei yleensä ole juurikaan vaihtelua kuukaudesta toiseen, mikä helpottaa näiden resurssien hallintaa huomattavasti kustannusten sopeuttamisen kannalta vaikuttamatta todelliseen tuotantoon. Kapasiteettikustannusten käsitteleminen on yksi keino vähentää yleiskustannuksia ja antaa yrityksen ansaita enemmän nettotuottoa toiminnasta ilman todellisia mahdollisuuksia tuotantotasolle.
Yksi esimerkki kapasiteettikustannuksista on toimiston tai tuotantolaitoksen vuokra. Tämäntyyppiset kulut ovat yleensä vakioita kuukaudesta toiseen, ja niitä voidaan mahdollisesti pienentää neuvottelemalla uudelleen kuukausivuokra vuokranantajan kanssa tai siirtämällä toiminto uuteen paikkaan, jossa vuokra on alhaisempi. Jos ryhdytään toimenpiteisiin tämän nimenomaisen kustannuksen alentamiseksi ja se voidaan saavuttaa häiritsemättä tuotantoprosessin tehokkuutta, liiketoiminta lisää voittoa yksinkertaisesti alentamalla yhtä tärkeimmistä kuluistaan.
On tilanteita, joissa kapasiteettikustannuksia voidaan alentaa ulkoistamalla tiettyjä toimintoja. Esimerkiksi pienyritys voi halutessaan leikata kustannuksia tekemällä sopimuksen ulkopuolisen yrityksen kanssa huolehtiakseen tietotekniikkatarpeistaan sen sijaan, että hän kokopäiväinen IT-ammattilainen saisi palkkaa. Tämä alentaa palkan kiinteät kustannukset kiinteäksi kustannukseksi ulkoistamiskumppanin kuukausimaksusta, joka on tyypillisesti paljon pienempi kuin työntekijän etuuksien maksaminen. Samaa lähestymistapaa voidaan soveltaa kirjanpitotoimintoihin, kuten palkka- tai laskutustoimintoihin, jolloin yritys voi edelleen hallita näitä tehtäviä tehokkaasti, mutta pienemmillä kustannuksilla.
Yksi kapasiteettikustannusten ominaispiirteistä on se, että vaikka näitä kustannuksia voidaan alentaa ja siten lisätä yrityksen kannattavuutta, niitä ei voida poistaa luomatta jonkinlaista kielteistä vaikutusta koko toimintaan. Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka on mahdollista säästää paljon rahaa ulkoistamalla IT -toimintoja, kaikenlaisen IT -tuen poistaminen poistaisi yhden kapasiteettikustannuksen, mutta aiheuttaisi todennäköisesti muita ongelmia, jotka lopulta vaikuttaisivat kielteisesti liiketoimintaa.
Siitä, onko yleishyödylliset laitokset luokiteltava kapasiteettikustannuksiksi, on hieman eriäviä mielipiteitä. Eräs ajatuskoulu katsoo, että apuohjelmat olisi luokiteltava tällä tavalla, koska ne ovat vakioita ja ovat välttämättömiä toiminnalle. Toiset huomauttavat, että yleishyödylliset palvelut ovat usein muuttuvia kustannuksia kiinteiden kustannusten sijasta, joten ne olisi jätettävä pois tästä syystä. Molemmat lähestymistavat ovat toimivia kapasiteettikustannusten huomioon ottamisen kannalta, kunhan apuohjelmia tarkastellaan johdonmukaisesti samalla tavalla talousjaksolta toiselle.