Käsitteellinen kaava on suunnittelumalli, jota käytetään suunnittelemaan tai visuaalisesti esittämään tietokannassa tai muussa tietokonejärjestelmäkokonaisuudessa olevan tiedon rakenne. Se rajoittaa järjestelmän tiettyjä kokonaisuuksia ja niiden ominaisuuksia sekä eri entiteettien välisiä suhteita. Käsitteellisen kaavan tarkoitus on tarjota korkeamman tason tilaus tietokonejärjestelmälle. Suurten organisaatioiden tietokonejärjestelmät ovat niin monimutkaisia, että ne edellyttävät tämän tyyppistä makrohallintaa, jotta ne toimivat oikein ja tehokkaasti.
Käsitteellisen kaavan visualisoimiseksi kuvaa neliösarja. Jokainen neliö edustaa kokonaisuustaulukkoa järjestelmän rakenteessa, kuten työntekijät, nykyiset työntekijät, projektit, palkka -asteikko ja niin edelleen. Nämä entiteetit on järjestetty ylhäältä alas ja yhdistetty linjoihin suhteiden ja yhdistysten mukaan. Esimerkiksi Nykyiset työntekijät -taulukko on luonnollisesti Työntekijät -taulukon asiaan liittyvä osajoukko, joten Nykyiset työntekijät -taulukko haarautuu pystysuoraan Työntekijät -taulukosta. Sitä vastoin Projektit ja palkka -taulukot liittyvät Nykyiset työntekijät -taulukkoon, koska jokainen nykyinen työntekijä saa palkkaa ja työskentelee yhdessä tai useammassa projektissa. Tämän seurauksena nämä taulukot haarautuvat vaakasuoraan Nykyiset työntekijät -taulukosta.
Sen lisäksi, että käsitteiden kaava voi kehittää perussuhteita entiteettien välillä, se voi myös kuvata parametreja, jotka on täytettävä järjestelmässä. Nämä ovat organisaatiokohtaisia sääntöjä, jotka on pantu täytäntöön järjestyksen turvaamiseksi järjestelmässä. Esimerkiksi määrittämällä, että jokaisen nykyisen työntekijän on oltava myös Työntekijät -taulukossa, tai määrittämällä, että jokaisella nykyisellä työntekijällä on oltava vähintään yksi mutta enintään kolme projektia. Toteuttamalla nämä säännöt suunnittelutasolla yritys varmistaa, että niitä ei voida rikkoa järjestelmässä.
Tämän rakenteen ansiosta järjestelmän suunnittelijat voivat heti ymmärtää tietoverkon eri osia ja osajärjestelmiä. Lopputuloksena on, että järjestelmään tehtäviä muutoksia on helpompi toteuttaa, koska on ilmeistä, mihin liittyviin kokonaisuuksiin järjestelmän tiettyjen kokonaisuuksien muuttaminen vaikuttaa. Edellisen esimerkin mukaisesti työntekijöiden ja nykyisten työntekijöiden välisestä riippuvuussuhteesta käy ilmi, että muutokset Työntekijät -yksikköön vaikuttavat luonnollisesti myös Nykyiset työntekijät -kokonaisuuteen.