Käsitteellinen kaavio on visuaalinen esitys tavoista, joilla abstraktit käsitteet liittyvät toisiinsa. Sitä käytetään apuna prosessien tai järjestelmien visualisoinnissa korkealla tasolla ainutlaatuisten viivojen ja muotojen avulla. Käsitteellisiä kaavioita käytetään laajalti niin monilla aloilla kuin liiketoiminta, tiede ja valmistus, ja ne voidaan luoda monin tavoin projektin tarpeiden mukaan.
Tyypillisessä käsitteellisessä kaaviossa abstraktit ideat kirjoitetaan tekstinä, suljettuina muotoihin tyhjälle taustalle ja yhdistetty nuolilla tai viivoilla. Usein keskeinen käsite sisältyy kaavion ytimeen ja muut tekijät esitetään tämän keskeisen käsitteen yhteydessä. Jos joku esimerkiksi laatisi käsitteellisen kaavion, joka näyttää tekijät, jotka edistävät hyvät yöunet, kaavio sisältäisi laatikon tai muun muodon, joka edustaa levollista unta keskellä. Tätä laatikkoa ympäröivät muodot, jotka osoittavat erilaisia tekijöitä, kuten liikuntaa ja stressiä, jotka yhdistetään keskikoteloon viivoilla tai nuolilla. Viivat ja nuolet osoittavat visuaalisesti, kuinka toissijaiset tekijät liittyvät levollisen unen keskeiseen käsitteeseen.
Sen visuaalisen muodon monipuolisuus mahdollistaa käsitteellisen kaavion mukauttamisen melkein mihin tahansa tilanteeseen, jossa järjestelmä voidaan selittää abstraktien ideoiden verkoston kautta. Tällaista kaaviota voitaisiin käyttää osoittamaan valmistusprosessin kulkua tai monimutkaisen ekosysteemin vuorovaikutusta. Liiketoiminnassa nämä esitykset ovat erityisen suosittuja, koska ne tarjoavat esimiehille mahdollisuuden näyttää työntekijöilleen liiketoimintastrategiansa selkeästi ja suoraan. Käsitteellisiä kaavioita ei käytetä pelkästään suunnitteluun vaan myös käsitteelliseen ongelmanratkaisuun – aivoriihiratkaisuja abstraktiin ongelmaan.
Käsitekaaviota rakennettaessa on otettava huomioon useita suunnittelutekijöitä ennen piirtämisen aloittamista. Ensimmäinen askel on tunnistaa keskeinen idea, jonka kaavio aikoo kommunikoida. Kun keskeinen käsite on tunnistettu, muut käsitteet voidaan priorisoida sopimaan käytettävissä olevaan visuaaliseen tilaan. Tehokkailla esityksillä on taipumus kommunikoida tietoja ytimekkäästi sekoittamatta katsojaa sekaisin linjojen ja muotojen verkostoihin, joten yleensä vain tärkeimmät tiedot ovat mukana.
Seuraava askel on ottaa huomioon yleisö, jolle kaavio on tarkoitettu. Tutkijat, joilla on erityisosaamista, saattavat ymmärtää erittäin teknisten käsitteiden verkoston, mutta suosittu yleisö ei ehkä. Kaavamuodon tavoitteena on välittää idea niin, että sopiva yleisö ymmärtää sen ilman pitkiä selityksiä.
Vaikka visuaalinen tyyli on vähemmän tärkeä kuin edellä mainitut tekijät, visuaalinen tyyli on myös huomioon otettava käsitekaavion suunnittelussa. Väri, muodot ja kokonaiskuva voivat vaikuttaa visualisoinnin vaikutukseen. Jos käytetään symboleja, mukana tulee olla avain, joka osoittaa, mitä kukin symboli edustaa. Selkeys on yleensä tärkein huolenaihe, mutta tietyt hankkeet voivat vaatia enemmän omaperäisyyttä ja abstraktioita edustuksessa.