Kirjanpitäjät, projektipäälliköt ja insinöörit, jotka yrittävät näyttää kuinka paljon rahaa hankkeeseen tulee tai siitä tulee, käyttävät yleensä kassavirtakaaviota. Kassavirtakaavio on kuva tai kaavio, joka on jaettu yhtenäisiin osiin, ja jokainen osa edustaa ajanjaksoa, kuten viikkoja, kuukausia tai vuosia. Kaaviota kohti tai pois osoittavat nuolet edustavat rahaa, joka tulee projektista sisään tai ulos. Tämä kaavio auttaa suunnittelijoita tietämään, kuinka paljon rahaa käytetään projektiin ja mikä on projektin mahdollinen voitto käteistietojen perusteella.
Kassavirtakaavio on yksinkertainen. Se alkaa vaakaviivana pienemmillä pystyviivoilla, jotka edustavat ajanjaksoja. Ajan on oltava yhtenäinen, joten kaavio ei voi seurata kuukausia ja aloittaa sitten satunnaisesti vuosien seurantaa. Jos kassavirtakaavion on tarkoitus seurata vuosia, se näyttää vain vuosiin perustuvat tiedot eikä muita ajan mittauksia.
Sitten nuolet asetetaan viivalle. On olemassa kahdenlaisia nuolia: yksi, joka edustaa sisäänvirtausta tai rahaa, joka tulee projektiin, ja toinen, joka edustaa ulosvirtausta tai rahaa, joka tulee projektista. Kun nuoli osoittaa poispäin kassavirtakaaviosta, se tarkoittaa sisäänvirtausta ja linjaa kohti osoittava nuoli ulosvirtausta.
Sisäänvirtaus on mitä tahansa rahaa, joka tulee hankkeeseen. Jos lainoja on, sitä pidetään sisäänvirtauksena. Myyntiä, jos projekti tuottaa rahaa, pidetään sisäänvirtauksena. Outflow on silloin, kun rahaa käytetään tai sijoitetaan. Vaikka rahat ansaitsevat enemmän rahaa tulevaisuudessa, sitä pidetään edelleen ulosvirtauksena.
Kustannusten lisäksi kassavirtakaavio näyttää tyypillisesti myös kaikki rahat, jotka voidaan saada takaisin projektin lopussa. Jos projekti vaatii työkaluja, kuten raskaita koneita, kaaviossa on tyypillisesti alue, joka näyttää laitteiden jälleenmyyntiarvon ja näyttää sen sisäänvirtauksena. Jos maksuaikatauluja, kuten luotto- tai lainamaksuja, on, ne kirjataan välittömästi kassavirtakaavioon. Tämä antaa johtajille tietää, mihin rahat menevät ja etteivät he voi luottaa rahoihin hankkeessa.
Kassavirtakaaviot yhdistetään tyypillisesti muun tyyppisiin kaavioihin ja laskentataulukoihin, jotka seuraavat kokonaissaldoa ja myyntiä tai voittoja. Niitä käytetään auttamaan johtajia ymmärtämään, kuinka paljon rahaa on jäljellä ja kuinka paljon käytetään. Ne antavat myös johtajille mahdollisuuden tietää, onko hankkeella rahaa vai onko mitään tekemättä.