Käteislaskenta on erityinen kirjanpitomenetelmä, jota käytetään joidenkin yritysten taseissa. Käteislaskentaa pidetään usein yksinkertaisimpana kirjanpitomenetelmänä. Se on vaihtoehto suoriteperusteiselle kirjanpidolle.
Yleensä liike -elämässä työ tehdään ja/tai tavarat myydään ennen maksun vastaanottamista. Esimerkiksi henkilö voi tehdä sopimustyötä suorittaessaan palvelua. Hänelle ei yleensä makseta palkkaa ennen palvelun suorittamista, mutta hänelle maksetaan sovittu aikataulu työehtojen mukaisesti.
Kassakirjanpitojärjestelmän mukaan henkilö tai yritys ei kirjaa tuloja ennen kuin hän tosiasiallisesti saa maksun. Tämä tarkoittaa sitä, että jos henkilö myy 100 widgettiä tai tekee 10 tuntia työtä, rahat, jotka hän on velkaa widgeteistä ja työstä, ei ole merkitty taseen tuloihin eikä sitä pidetä verotettavana tulona verotuksellisessa vaiheessa tässä vaiheessa. Sen sijaan rahat luetellaan myyntisaamisina.
Kun maksu todella vastaanotetaan, rahat kirjataan. Siten kuukausittaiset, vuosittaiset ja neljännesvuositulot perustuvat vain saamiinsa todellisiin maksuihin. Kun henkilö tai yritys hakee tuloveroa, hakee lainaa tai tekee muuta toimintaa, joka edellyttää hänen todistavan tulonsa, hän ilmoittaa sitten vain tulot, jotka hän on tosiasiallisesti ansainnut.
Kassakirjanpidosta on useita etuja. Ensinnäkin se voi olla yksinkertaisempaa, koska odottavia maksuja ei tarvitse laskea korkojen kanssa. Suoriteperusteisen kirjanpidon avulla tärkein vaihtoehto on, että raha lasketaan ansiotuloksi heti, kun se on ansaittu. Tämän vuoksi on vaikeampaa seurata, kuinka paljon todellista käteistä henkilö on saanut.
Lisäksi suoriteperusteisessa kirjanpidossa rahat lasketaan ennen kuin ne maksetaan. Tämä voi johtaa ongelmiin, jos koko maksua ei suoriteta. Jos henkilö esimerkiksi käyttää suoriteperusteista kirjanpitojärjestelmää tekemästään työstä ja perustaa tuloveronsa rahalle, jonka hän odottaa saavansa, hänen verolaskelmansa voidaan hylätä, jos asiakas ei maksa hänelle velkaa kokonaan.
Sen lisäksi, että tulot lasketaan vasta vastaanotettaessa, kulut vähennetään myös vasta maksettaessa. Joten vaikka henkilö tai yritys voi tietää, että vuokra on maksettava tai että hankinta on tehtävä, kulua ei luetella taseessa ennen kuin rahat todella loppuvat. Tämä mahdollistaa reaaliaikaisen tilin kaikkien aineellisten likvidien varojen kanssa. Käteisen kirjanpidon yksinkertaisuuden vuoksi se on usein suosituin tapa pienyrityksille.