Kassakirja on päiväkirja tai pääkirja, johon kaikki liiketoiminta kirjataan. Itse kassakirja on tyypillisesti järjestetty aikajärjestykseen, ja kirjaa verrataan rutiininomaisesti pankkitiliotteisiin kirjan tarkkuuden varmistamiseksi. Jotkut yritykset käyttävät kahta kirjaa – toista saapuvaa ja toista lähtevää rahaa. Kirjassa on sekä fyysisiä että sähköisiä muotoja, ja jotkut yritykset käyttävät molempia kerralla. Kassakirjoja käytetään myös sisäiseen ja ulkoiseen tarkastukseen sen varmistamiseksi, ettei rahaa mene laittomasti ulos, ja sen varmistamiseksi, että valtio tai osakkuusyritys on kaikkien tilinpäätösten paikkansapitävä.
Itse kassakirja on järjestetty yksinkertaisella tavalla. Kaikki tietueet ovat kronologisia ja ne kirjoitetaan yleensä kirjaan tapahtuman aikana tai pian tapahtuman päätyttyä, joten kirja on mahdollisimman tarkka. Varmistaakseen, että kirja on tarkka, johtajat tarkistavat kirjan yleensä rutiininomaisesti, ehkä kerran päivässä tai kerran viikossa, ja vertaavat pankkitiliotteita varmistaakseen, ettei tapahtumia jäänyt väliin eikä tapahtumia ollut vilpillisiä.
Jotkut yritykset käyttävät kahta eri kassakirjaa pitääkseen tapahtumat erillään. Toinen tehdään kaikesta saapuvasta rahasta ja toinen lähtevästä rahasta. Yritykselle, jolla on paljon tapahtumia, tämä voi olla ihanteellista, koska tapahtumien etsiminen on helpompaa verrata tietueita tiliotteisiin.
Kassakirjakonseptin alkaessa saatavilla oli vain paperikirjoja, mutta myös rahakirjat voivat olla sähköisiä. Fyysisen kirjan varastaminen voi olla vaikeampaa, koska kirjaa ei voi hakkeroida, mutta se voi myös viedä paljon tilaa. Sähköinen kirja vie vähän tilaa ja antaa käyttäjille yleensä työkaluja ja kaavioita käteistietojen parempaan kirjaamiseen ja esittämiseen. Monet yritykset käyttävät sekä fyysisiä että sähköisiä kirjoja, joten on olemassa erillisiä tietueita, jotta työntekijän tai johtajan on vaikea varastaa rahaa.
Kaikkien liiketoimien seurannan lisäksi toinen tärkeä kassakirjan tehtävä on toimia tarkastustyökaluna. Tarkastukset voivat olla joko sisäisiä tai ulkoisia; kirjanpitoa harjoittava yritys käynnistää sisäisen tarkastuksen ja toinen yhteisö, kuten hallitus tai osakkuusyhtiö, käynnistää ulkoisen tarkastuksen. Tarkastamalla kassatiedot, vertaamalla niitä pankkitiliotteisiin ja laskemalla yrityksen todellinen rahamäärä, johtajat voivat havaita petoksen tai rahan väärinkäytön. Kassakirjojen pitäminen osoittaa myös, että yritys on läpinäkyvä, mikä yleensä lisää luottamusta yritykseen.