Käteismaksu on kustannus, joka maksetaan välittömästi käteisellä tai vastaavalla, kuten sekillä tai maksumääräyksellä. Tämä on toisin kuin luottokustannukset, jotka maksetaan joko myyjän kanssa tehdyn luottosopimuksen tai luottokortin tai luottorajan avulla kulujen kattamiseksi. Yritykset, jotka käyttävät käteislaskentamenetelmää, kirjaavat käteiskustannukset heti, kun ne ovat syntyneet, ja kirjaavat luottokustannukset vain silloin, kun käteistä maksetaan luottotilien selvittämiseksi. Tämä kirjanpitomenetelmä voi aiheuttaa haasteita, minkä vuoksi monet yritykset haluavat käyttää suoriteperusteista kirjanpitoa tilitoimintojensa seuraamiseen.
Pohjimmiltaan käteiskustannukset ovat kaikki kustannukset, jotka maksetaan etukäteen heti käytettävissä olevina varoina. Tällaisten kulujen varat otetaan suoraan yrityksen tileiltä sen sijaan, että niitä pidennettäisiin luotolla ja maksettaisiin takaisin myöhemmin. On olemassa monenlaisia liiketoimia, joissa turvallisuudesta vaaditaan käteismaksuja, ja ne kaikki kirjataan käteiskustannuksiksi kirjanpitoa varten. Jotkut ihmiset ja yritykset toimivat käteisellä mukavuussyistä tai muista syistä ja maksavat vain käteisellä.
Käteislaskennassa aina, kun käteismaksu suoritetaan käteiskustannusten kattamiseksi, se kirjataan pääkirjaan ja tiedot tapahtumasta. Yksi tämän menetelmän ongelma on se, että luottotapahtumien kirjaamista varten ei ole mekanismia, ja näin ollen pääkirja ei anna tarkkaa kuvaa liiketoimintaolosuhteista. Yrityksellä voi olla maksamattomia luottotapahtumia, joita ei kirjata, mikä luo harhaanjohtavan kuvan sen taloudellisesta tilanteesta.
Käteiskustannukset voivat sisältää tilit, jotka on hoidettu välittömästi, juoksevat kulut, jotka maksetaan käteisellä, monet apuohjelmat ja niin edelleen. Suoriteperusteisissa kirjanpitomenetelmissä kirjanpitäjät kirjaavat sen lisäksi, että ne kirjaavat käteiskustannukset sellaisina kuin ne ovat syntyneet, myös luottotapahtumia. Kirjaamalla nämä tapahtumat, kun ne tapahtuvat, vaikka raha ei ole vielä muuttunut, yritys pystyy seuraamaan paremmin taloudellista tilannettaan ja luomaan rehellisemmän kuvan taloudestaan asianomaisille osapuolille.
Lähestymistavat kirjanpitomenetelmiin vaihtelevat liiketoiminnasta riippuen. Monet ovat kääntyneet pois käteiskustannuslaskennasta suoriteperusteiseen kirjanpitoon, koska heidän mielestään kertymismenetelmä on tarkempi ja hyödyllinen heidän tarpeisiinsa. Kirjanpitäjät voivat antaa erityisiä neuvoja kirjanpitomenetelmistä ja vaihtoehdosta, joka saattaa olla sopivin tietylle yritykselle. Kun kirjanpitomenetelmä on valittu, sitä on sovellettava johdonmukaisesti ja sitä on käytettävä sekaannusriskin, epätarkkojen tilinpäätösten ja muiden ongelmien vähentämiseen.