Käteismaksupäiväkirja on kirjanpito maksetuista käteisvaroista. Se tunnetaan myös sekkirekisterinä, koska se sisältää yleensä tilan sekien numeroiden tallentamiseen, koska vain harvat yritysmaksut voidaan suorittaa käteisellä. Tämä asiakirja sisältää osan yrityksen kirjanpidosta. Tällaisten tietueiden avulla kirjanpitäjät voivat seurata kuluja, kirjata tärkeitä tapahtumia ja tasapainottaa kirjoja ylläpitääkseen tarkkoja tietoja käytettävissä olevista varoista ja muista huolenaiheista.
Sähköisessä käteismaksupäiväkirjassa nämä tiedot säilytetään kirjanpito -ohjelmistossa. Tällainen ohjelmisto voi kommunikoida pankin kanssa tiliotteen ja tilitietojen lataamiseksi. Nämä ohjelmat voivat käyttää eri tietueita tarpeen mukaan, jotta kirjanpitäjä voi laatia raportteja, valmistautua verotukseen ja osallistua muuhun kirjanpitoon liittyvään toimintaan. Se on myös täysin haettavissa ja siinä on suodattimet, joilla lajitellaan merkinnät menotyypin, summan ja muiden luokkien mukaan.
Sähköisten versioiden lisäksi voidaan säilyttää myös paperikopioita. Toimistotarvikeliikkeet myyvät tyypillisesti kirjanpitokirjoja tähän tarkoitukseen. Yritysten omistajat voivat myös käyttää yleistä muistikirjaa tai suunnitella mukautetun lomakkeen, jota käytetään sideaineena käteiskulujen seurantaan. Paperiversioita voivat käyttää pienemmät yritykset, joilla on suhteellisen alhainen transaktiovolyymi. Näillä yrityksillä ei ehkä ole varaa kirjanpito -ohjelmistoihin tai ne voivat päätellä, että ohjelman hankkimisesta ja oppimisesta aiheutuvat kustannukset eivät ole suuremmat kuin sen tarjoamat hyödyt.
Käteismaksupäiväkirjassa jokaisella rivillä on tilaa päivämäärän, maksunsaajan ja maksun merkitsemiseen. Tila sisältää myös keskustelun maksun luonteesta. Joissakin tapauksissa tämä voidaan tehdä sijoittamalla summa sarakkeeseen, kuten vuokra, apuohjelmat tai toimistotarvikkeet. Jokainen sarake voidaan laskea yhteen tietyn ajanjakson lopussa kokonaiskustannusten seuraamiseksi ja yksityiskohtaisen tietueen laatimiseksi. Tästä voi olla hyötyä järjestelyissä verokauden aikana, kun erilliset sarakkeet auttavat yrityksiä luottotappioiden kokonaismäärässä vähentämään ne asianmukaisesti.
Vaikka käteismaksupäiväkirja on tyypillisesti suunniteltu yrityskäyttöön, se voi olla hyödyllinen myös henkilökohtaisena rahoitusvälineenä. Joidenkin ihmisten mielestä on hyödyllistä pitää yksityiskohtaisia henkilökohtaisia talousrekistereitä budjetoinnista ja muista syistä. Järjestetyt tietueet voivat olla erityisen arvokkaita ihmisille, jotka haluavat löytää budjetin alueita, joita he voisivat leikata kokonaiskustannusten pienentämiseksi. Esimerkiksi erittäin suuret kulut ravintoloissa syömisestä tai uusien vaatteiden ostamisesta voivat tulla ilmeisiksi, kun näitä ostoksia seurataan erikseen käteismaksupäiväkirjassa ja verrataan muihin.