Käyttöomaisuuden kirjanpito on erityinen prosessi, joka seuraa niiden kohteiden arvoa ja muutoksia, joita yritys käyttää liiketoimintaprosessiensa suorittamiseen. Käyttöomaisuus voi sisältää erilaisia kohteita, kuten tietokoneita, ohjelmistoja, rakennuksia, laitteita, toimistokalusteita tai ajoneuvoja. Yrityksellä on usein käyttöomaisuuden kirjanpito -osasto, joka seuraa näitä eriä, laskee poistot ja arvioi kohteet uudelleen tarpeen mukaan kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Useimmat yritykset luovat joukon sisäisiä ohjeita, joita on noudatettava kirjanpidossaan yhtiön käyttöomaisuutta.
Lähes kaikilla yrityksillä on kiinteää omaisuutta tai se käyttää sitä liiketoiminnassaan. Tärkeä osa käyttöomaisuuden kirjanpitoa on luoda dollariraja, jolla yritys pitää tuotetta omaisuuseränä eikä kuluna. Tämä ohje on yrityksen vakiokirjanpito -oppaassa, ja sen pitäisi heijastaa hallintoviranomaisten toimittamaa kansallista kirjanpitostandardia. Yritykset asettavat usein 500 dollarin tai 1,000 dollarin rajan käyttöomaisuuden kirjaamiselle. Kaikki tämän dollarirajan yläpuolella oleva on siis omaisuus eikä kulu. Useimmat johtajat tai työntekijät täyttävät lomakkeen pyytääkseen omaisuudeksi tallennettuja kohteita. Lisälupa tarvitaan kohteen kirjaamiseen omaisuuseränä kirjanpitokirjaan.
Varojen kirjaamiseksi kirjanpitäjien on arvostettava erä kirjanpitoarvoon tai markkina -arvoon kansallisten tilinpäätösstandardien mukaisesti. Markkina -arvoa käytetään tyypillisesti rakennuksiin, ajoneuvoihin, laitteisiin tai maa -alueisiin; kaikki muu on kirjanpitoarvossa, joka on summa, jonka yritys on maksanut omaisuuden hankkimiseksi. Toinen vaihe käyttöomaisuuden kirjanpidossa on määrittää, onko omaisuuserästä poistokelpoinen. Kansalliset tilinpäätösstandardit antavat jälleen ohjeita poistettavissa olevista omaisuuseristä, joita yrityksen tulee noudattaa sisäistä kirjanpitokäytäntöä laatiessaan. Jos poistot ovat poistettavissa, käyttöomaisuuden kirjanpitäjät laativat poistoaikataulun kullekin hyväksytylle omaisuuserälle.
Yhtiön käyttöomaisuuden kirjanpito -osasto vastaa myös yrityksen fyysisen omaisuuden hallinnasta. Tilintarkastajien on ehkä suoritettava inventaario ja tarkastettava fyysisesti kaikki yrityksen kirjanpitokirjan kiinteät varat. Tämä prosessi voidaan suorittaa neljännesvuosittain tai vuosittain riippuen yrityksen käyttöomaisuuden määrästä. Tämän tarkoituksena on varmistaa, että omaisuus on siellä, missä sen pitäisi olla, ja hyvässä toimintakunnossa. Omaisuus, jota yritys ei enää tarvitse, luetellaan kirjanpidossa myyntikirjana ja yrityksen on sitten luovutettava omaisuuserästä.