Käyttöpääomavaatimus on vähimmäismäärä resursseja, joita yritys tarvitsee kattaakseen tehokkaasti tavanomaiset liiketoiminnan edellyttämät kustannukset. Koska kunkin yrityksen pääomatarpeet ovat hieman erilaiset, ei ole olemassa ihanteellista käyttöpääoman määrää, joka olisi yleisesti sovellettavissa kaikkiin liiketoimintoihin tai jopa saman alan yrityksiin. Silti uudet yritykset voivat kehittää käsityksen siitä, millaisia vaatimuksia niiden on toimittava tietyillä tasoilla tutkimalla kustannuksia ja kuluja, jotka liittyvät muihin vastaaviin toimintoihin osallistuviin yrityksiin.
Käyttöpääoman määrittämisen peruskaava sisältää vain kaksi tekijää. Ensinnäkin on määriteltävä yrityksen likvidit varat. Tämä voi poiketa jonkin verran yleisestä omaisuudesta, koska keskitytään niihin resursseihin, jotka voidaan muuttaa käteiseksi nopeasti ja helposti. Likvidit varat voivat olla sellaisia resursseja, kuten erääntyneet lyhytaikaiset myyntisaamiset, omaisuus, jota ei käytetä suoraan liiketoiminnassa, ja saldot eri toiminnoissa.
Myös yrityksen lyhytaikaiset velat on määritettävä. Tämä sisältää sekä lyhytaikaiset velat, kuten tavanomaiset ja yleiset kuukausittaiset toimintakulut, sekä kaikki pitkäaikaiset velat. Vähentämällä velat likvidistä varoista on mahdollista määrittää nykyinen käyttöpääomatarve.
Yleisenä ajatuksena on varmistaa, että tuottoja on riittävästi yrityksen olennaisten toimintojen kattamiseksi ja että lisätuloja voidaan tuottaa tulevaisuudessa. Yritykset voivat toimia negatiivisella käyttöpääomalla jonkin pitkäaikaisen velan perusteella, eikä tämä välttämättä ole merkki siitä, että yrityksellä on taloudellisia vaikeuksia. Nykyisen käyttöpääomatarpeen laskeminen vähintään kerran neljännesvuosissa kuitenkin auttaa yritystä havaitsemaan suuntauksia, jotka voivat viitata ongelmiin. Jos esimerkiksi vaatimus paljastaa korkeamman negatiivisen suhteen edellisiltä kausilta, vaikka pitkäaikaista velkaa pienennettiin, tämä voi viitata ongelmaan, joka johtuu myynnin laskusta, tulojen alenemisesta tai muista tekijöistä.