Jokaiselle, joka on vastuussa liike- ja asuinkiinteistöjen ylläpidon ja ylläpidon valvonnasta, kiinteistönhallintaohjelmisto on tärkeä työkalu. Tämän ohjelmiston avulla on paljon helpompaa tarjota mahdollisuus seurata kiinteistönhoidon kaikkia näkökohtia, mukaan lukien tarkat vuokralaisten tiedot. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä toiminnoista, jotka sisältyvät lähes kaikentyyppisiin kiinteistönhallintaohjelmistoihin markkinoilla.
Varaston perustoiminnoista alkaen kiinteistöhallintaohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden ylläpitää täydellisiä kuvauksia jokaisesta liiketoimintaan liittyvistä vuokrakiinteistöistä. Kiinteistönhoitajilla on mahdollisuus erottaa vuokrat tyypin mukaan, kuten liike- ja asuinrakennukset. Kiinteistönhallintaluokitukset voidaan luoda myös sijainnin avulla ja ryhmitellä erilaisia kiinteistöjä klusteriryhmiin, jotka vuokranantaja voi määrittää ohjelmistossa. Vuokranantajilla ja kiinteistönhoitajilla on myös mahdollisuus ryhmitellä kiinteistöt kuukausittaisten hintojen perusteella.
Kiinteistönhallintaohjelmiston avulla esimies voi myös luoda yksittäisiä profiileja kussakin yksikössä tietyn omaisuuden sisällä. Esimerkiksi useimmat kiinteistönhallintaohjelmistopaketit antavat käyttäjälle mahdollisuuden sisällyttää kuvauksen tilan mitoista, mutta myös yksityiskohtia, kuten maton tyyppi ja väri, seinän väri, kaikki ovia ja ikkunoita koskevat tiedot, koristeellinen muovaus ja laitteen mukana toimitetut laitteet. Digitaalisia kuvia voidaan myös ladata ja tallentaa kiinteistönhallintaohjelmistoon, mikä tekee erittäin helpoksi saada vankat tiedot laitteen tilasta, kun nykyinen vuokralainen vuokrasi sen ensimmäisen kerran.
Fyysisen inventaarion ohella monet kiinteistönhallintaohjelmistopaketit sisältävät tilaa vuokralaisten profiilien säästämiseen. Tämä voi sisältää yritysten tai yksittäisten henkilöiden nimet, luottotiedot, kopiot vuokralaiselle lähetetystä kirjeestä, maksutavat ja kaikki muut tiedot, joita vuokranantaja pitää tarpeellisina kiinteistön asianmukaiseen hallintaan.
Tietoihin pääsyraportit voidaan helposti luoda ja tulostaa, jos niitä tarvitaan vuokrasopimuksen tarkistamiseen tai häätöön. Monien kiinteistöohjelmistopakettien avulla vuokranantajat voivat skannata vuokralaisilta saatuja asiakirjoja ja ladata ne myös säilytettäväksi. Tämä auttaa varmistamaan, että on olemassa täydellinen ja pysyvä tietue, johon viitata, jos syntyy kiista liikesuhteen aikana tapahtuneesta.
Useimpien kiinteistönhallintaohjelmistopakettien muiden ominaisuuksien joukossa on mahdollisuus luoda malleja eri lomakkeille, vuokrasopimuksille ja kirjeille, joita käytetään yleisesti kiinteistöjen hallinnassa. Mukautettuja asiakirjoja voidaan luoda malleilla ja tallentaa sitten sopivaan tiedostoon. Mallit voivat säästää paljon aikaa myöhäisten ilmoitusten, lopullisten ilmoitusten, häätöilmoitusten ja jopa yleisten ilmoitusten luomiseen vuokralaisille.
Joissakin kiinteistönhallintaohjelmistojärjestelmissä on mahdollisuus olla vuorovaikutuksessa pankkitilien kanssa, mikä mahdollistaa automaattiset tapahtumat. Nämä tapahtumat voivat sisältää vuokramaksujen vastaanottamisen sekä maksujen suorittamisen myyjille. Monet kiinteistönhallintapaketit mahdollistavat myös avoimien työtilausten helpon seurannan, ja muistutusominaisuudet kertovat vuokranantajalle, kun työmääräyksen määräaika lähestyy nopeasti.
Kiinteistönhallintaohjelmistoja on saatavana monenlaisille henkilöille, joilla on muutama kiinteistö hallinnoitavana, aina suuriin kiinteistöyhtiöihin, jotka hallinnoivat suurta määrää kiinteistöjä eri asiakkaille. Riippumatta siitä, kuinka vähän tai kuinka monta kiinteistöä hallitset, on olemassa kiinteistönhallintaohjelmisto, joka helpottaa tehtävää.