Kirjanpidon pääkirja on täydellinen tietue kaikista liike- tai henkilökohtaisen talouden kirjanpidossa käytettävistä tileistä. Yleensä ihmiset kutsuvat kirjanpidon pääkirjaa pääkirjaksi, ja kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä käyttää sitä yhdessä kirjanpitopäiväkirjan kanssa. Lehti on päivittäinen kirjanpito taloustoimenpiteistä, ja pääkirja on erilainen, koska kirjanpitäjä kirjaa tapahtumat tilien nimillä. Tyypillisesti pääkirjassa on viisi luokitusta: varat, kulut, velat, oma pääoma ja tulot.
Yleensä päiväkirjan ja pääkirjan sivun asettelu ovat erilaiset. Yleisin pääkirja on nelisarakkeinen malli, jossa on sarakkeet veloitus- ja luottotapahtumille sekä veloitus- tai luottoraja. Muissa sarakkeissa on merkintäpäivä, päiväkirjamerkinnän kanssa yhteensopiva kirjausviite ja kohteen tai tapahtuman kuvaus. Lähetysviite tai viesti. Viite on päiväkirjan sivunumero, johon merkintä on lähetetty, ja se on tärkeä merkintöjen ristitarkistuksen kannalta.
Yksi kirjanpidon pääkirjan eduista on se, että se antaa kirjanpitäjälle tilannekuvan taloudellisesta tilanteesta. Päiväkirjasta poiketen pääkirja ylläpitää juoksevaa tasapainoa. Yrityksen omistaja voi tarkastella tietyn luokan tapahtumia etsimättä päiväkirjamerkintöjä. Jos henkilö esimerkiksi halusi nähdä, kuinka monella asiakkaalla oli erääntyneitä laskuja yrityksellään, hän tarkisti Saamiset pääkirjan Otsikko -kohdassa.
Kirjoittaminen on päivämäärien, kuvauksen ja rahasummien kopioiminen pääkirjaan päiväkirjasta. Tyypillisesti kirjanpitäjä käyttää päiväkirjamerkinnän kirjausviitettä osoituksena siitä, että hän on lähettänyt päiväkirjamerkinnän pääkirjaan. Jos esimerkiksi henkilö tekee kahvitauon, kun hän kirjaa päiväkirjamerkinnät kirjanpidon pääkirjaan, hän voi helposti löytää mitä on tehty vertaamalla lähetysviitteitä. Jos se on tehty oikein, valmiissa merkinnöissä on kirjausmerkintöjä. Vaillinaisissa merkinnöissä ei ole lähetysviitenumeroa.
Muita merkintöjä kirjanpidon pääkirjassa ovat sen ilmoittaminen, onko tili suljettu ja onko tilillä muita tilanteita. Joskus kirjanpitäjä ilmoittaa kirjanpitovirheistä kirjoittamalla korjauksen tai korjauksen kirjanpitoon. Kun saldo siirretään toiselle sivulle, kirjanpitäjä kirjoittaa saldon sivulle. Nämä merkinnät ovat tärkeitä prosessin eheyden kannalta.