Riippumattoman kirjanpitäjän laatima asiakirja kirjanpitäjän kirje toimii edeltäjänä laadittuun tilinpäätösraporttiin, jossa esitetään tietyn yrityksen tai organisaation taloudellinen tilanne. Tässä on joitakin kirjanpitäjän kirjeen perusteita, mukaan lukien esimerkkejä siitä, mitä tämän asiakirjan sisältö sisältää.
Kirjanpitäjän kirjeen tarkoituksena on usein kutsua kirjanpitäjän mielipide, ja sen tarkoituksena on tarjota erityisiä asiakirjoja kirjanpitolaitoksen suorittaman tarkastuksen laajuudesta. Yleensä kirjanpitäjän kirjeet eivät mene niihin yksityiskohtiin, joita käsitellään pian tulevassa raportissa. Ei kuitenkaan ole epätavallista, että kirjanpitäjän kirjeessä viitataan raportin tiettyihin osiin, jos kirjanpitäjän mielestä tästä olisi apua tarkastettaville organisaatioille.
Koska kirjanpitäjän kirjeen teksti keskittyy käsillä olevaan tehtävään, tämän tyyppisten asiakirjojen ulkopuolelle jää kaikenlaisten suositusten tai ennusteiden esittäminen organisaation taloudellisesta tulevaisuudesta. Vaikka kirjanpitäjät istuvat aina mielellään asiakkaiden kanssa ja keskustelevat mahdollisista tulevaisuuden vaihtoehdoista, useimpien kirjanpitäjien asia ei ole tarjota neuvoja sijoittamisesta tai rahoituskannan rakentamisesta.
Sen sijaan painopiste on usein pikemminkin sellaisten alojen osoittamisessa, joita organisaation taloudellisen kirjanpidon prosesseissa on parannettava. Usein tämä rakentava palaute organisaation sisäisten kirjanpitoprosessien parantamisesta helpottaa kirjanpitoprosessia kaikille osapuolille ja johtaa mahdollisesti myös käytettävissä olevien resurssien parempaan hyödyntämiseen.
Kirjanpitäjän kirjeen allekirjoittaa aina riippumaton tilintarkastaja, joka valvoi tai suoritti organisaation kirjanpitokirjan ja kirjanpidon tarkastuksen. Joissakin tapauksissa allekirjoituksen mukana tulee sinetti, joka osoittaa kirjanpitäjän henkilöllisyyden.
Yksi kirjanpitäjän kirjeen päätavoitteista on tarjota pienempi asiakirja, joka kiinnittää nopeasti huomiota alueisiin, joilla organisaation on parannettava kirjanpitoprosessiaan. Kirje voi sisältää myös ehdotuksia resursseista, jotka auttavat näitä tavoitteita. Lisäksi kirjanpitäjän kirje on lähinnä todistus siitä, että tarkastuksessa käytettyjä tietoja pidetään omistusoikeuksina ja luottamuksellisina. Kirjeellä varmistetaan, ettei kenellekään, joka ei kuulu salassapitosopimuksen piiriin, ole annettu pääsy tietoihin ja että tiedot katsotaan edelleen yksityisiksi tiedoiksi.